Frau Stäheli, in Ihrer Datenbank finden sich über 400 Treuhandbüros. Welche Kriterien sind für deren Wahl ausschlaggebend?
Zum Glück muss das KMU die Datenbank nicht selber durchsuchen; das übernehmen wir von Gryps.ch für sie. Wichtig sind die individuellen Anforderungen wie Firmengrösse oder die Region, aber auch unsere Bewertungen. Unsere Aufgabe ist, diese beiden Seiten miteinander zu verbinden, denn ein international tätiges KMU mit Niederlassung im Ausland und monatlichem Abschluss hat in der Regel ganz andere Anforderungen an ein Treuhandbüro als die kleine Schreinerei mit drei Mitarbeitenden, die am Ende des Jahres ihre Belege einreicht.
Wer ist also der passende Treuhänder oder die passende Treuhänderin?
Die ideale Treuhänderin versteht das Business ihres Kunden und spricht die gleiche Sprache. Ihr Preis-Leistungs-Verhältnis entspricht dabei den Möglichkeiten des Kunden. Beispielsweise passt ein grosses Treuhandbüro in Zürich oder Basel mit über hundert Mitarbeitenden und Spezialistinnen nicht zu der kleinen Ein-Mann-Schreinerei, aber bestens zum international agierenden, mittelgrossen KMU.
Und wie verbindet ihr die beiden Parteien miteinander?
Indem wir einerseits die individuellen Anforderungen des suchenden KMU verstehen und diese telefonisch mit wenigen gezielten Fragen genauer verifizieren. Mit diesen Anforderungen können wir eine erste Vorauswahl aus unserem grossen Treuhänderpool vornehmen. Die Treuhänderinnen und Treuhänder erhalten Einsicht in die anonymisierte Anfrage und können ihrerseits ebenfalls entscheiden, ob sie die Kriterien erfüllen können. Auf diesem Weg finden wir sehr schnell für fast alle Anfragen in diesem Bereich drei passende Treuhandbüros.
Gryps.ch ist das grösste Schweizer Beschaffungsportal für KMU. Die Einkaufsexpertinnen und -experten stehen täglich im Kontakt mit KMU und Neugründern. Seit 11 Jahren unterstützt Gryps Unternehmen mit ihren Marktkenntnissen bei der Beschaffung. Und zwar genau dort, wo Kunden meistens das vertiefte Know-how und die Zeit für die Suche nach der passenden Lösung fehlt: Bei der Büroinfrastruktur, den Finanzen und dem Personal, dem Abschluss von Versicherungen, im Marketing oder bei Immobilien. GRYPS arbeitet mit mehr als 4’000 geprüften Schweizer Anbietern zusammen.
Ab wie vielen Mitarbeitenden empfiehlt ihr ein Treuhandbüro?
Das kann für eine Einzelfirma mit dem Inhaber als einzigem Mitarbeiter genauso sinnvoll sein wie für ein KMU mit dreissig oder fünfzig Mitarbeitenden. Ausschlaggebendes Kriterium ist, ob man das notwendige Know-how im Haus hat, um die Buchhaltung, den Jahresabschluss und die Löhne gesetzeskonform und fristgerecht umzusetzen. Ausserdem braucht es dafür eine absolute Vertrauensperson, da diese vollständig Einsicht in die Finanzen und in die Gehälter hat. Die früher oft übliche Aufteilung in Handwerksbetrieben, dass der Inhaber zuständig für die Werkstatt ist und die Ehefrau mit KV-Ausbildung für das Büro, kommt ja nicht von ungefähr. Glücklicherweise sind diese Rollenaufteilungen heute überholt. Passende Treuhandbüros finden sich für jede Firmengrösse und Branche.
Gibt es Vorurteile auf der Seite von KMU gegenüber einem Treuhandbüro?
Vorurteile sehen wir eigentlich keine, sofern das Treuhandbüro mit dem Kunden kompatibel ist. Was wir aber interessanterweise auf dem Land häufiger erleben, ist, dass der Treuhänder nicht aus dem gleichen Ort kommen soll. Man möchte eine gewisse regionale Distanz – und die Freizeit nicht mit der Person, die volle Einsicht in die finanziellen Verhältnisse der Firma hat, im gleichen Turn- oder Musikverein verbringen.
Gibt es Tipps, wie Kosten eingespart werden können?
Zuerst natürlich Offerten vergleichen und die richtigen anfragen – dafür sind wir von Gryps ja da! Aber man sollte auch prüfen, wie gut der Prozess zwischen KMU und Treuhänderin digitalisiert ist. Können Belege gescannt und zumindest halb automatisch verbucht werden? Das ist sehr viel günstiger, als wenn jeder Beleg manuell eingegeben und verbucht werden muss. Wir haben dazu gemeinsam mit unseren Treuhänderinnen und Treuhändern Kostenkurven erstellt, die anhand verschiedener Szenarien eine Kostenbandbreite aufzeigen, an der man sich orientieren kann.
«Grundsätzlich gilt, je grösser, desto digitalisierter.»
Gaby Stäheli
Wie digitalisiert bewegen sich die KMU im Finanzbereich?
Grundsätzlich gilt, je grösser, desto digitalisierter. Bei Kleinbetrieben dominiert häufig noch die sogenannte Schuhschachtel-Buchhaltung: Belege sammeln und am Ende vom Jahr zum Treuhänder bringen. Problematisch ist dabei, dass die unterjährige Transparenz fehlt, die mit einer Online-Buchhaltung gegeben wäre. Und die ist insbesondere auch für kleine KMU oder Jungunternehmen sehr wichtig, um die Liquidität laufend zu sichern.
Welche Bereiche sind während der Budgetplanungen zum Ende des Jahre sonst noch gefragt?
Bei Gryps spüren wir das Jahresende sehr gut im IT-Bereich. Dort, wo es um die Budgets für neue IT-Projekte oder Softwarelizenzen geht, oder auch bei den Infrastrukturthemen wie Büromöbel, Drucker oder Kopierer und die Telefonie. Am Ende des Jahres laufen auch viele Versicherungen, Leasing-, Miet- oder Dienstleistungsverträge ab. Das nehmen Unternehmen jeweils zum Anlass, neu zu verhandeln oder aber mit unserer Hilfe ganz neue Anbieter zu evaluieren, wenn sie mit den Leistungen ihres bisherigen Treuhänders unzufrieden waren.