BILANZ: Frau Zenk, erlaubt es die Political Correctness überhaupt noch, von Sekretärin zu sprechen?
Marit Zenk*: Viele Sekretärinnen bezeichnen sich heute als Personal Assistant (PA), weil das halt viel schicker klingt. Und auch die Chefs getrauen sich nicht mehr alle, von Sekretariat zu sprechen. Denn das deutet auf Vorzimmer, und das passt nicht mehr zu einem modernen Unternehmen. Aber wie Sie sehen, verwende ich den Begriff nach wie vor – er hat nichts Anrüchiges.

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Wie hat sich der Job verändert?
Die Sekretärin muss mit einem viel höheren Tempo klarkommen. Früher war sie um elf Uhr mit der Post durch, und dann war der grösste Stress vorbei. Heutzutage ploppen permanent Nachrichten über alle möglichen digitalen Kanäle herein. Die Technik hat massiv an Bedeutung gewonnen. Die Präsentation des Chefs sollte auf dem iPad genauso funktionieren wie auf dem Tablet von Samsung. Es gehört zum Daily Business einer Sekretärin, die Geräte ihres Vorgesetzten zu synchronisieren, mit der Cloud zu arbeiten usw.

Muss sie nicht auch für zwei arbeiten, weil sich Chefs nicht mehr mehrere Sekretärinnen leisten?
Der Trend geht aus Kostengründen in Richtung Sekretariatsteilung, ja. In Traditionsunternehmen gehört die eigene Sekretärin allerdings noch immer zum Prestige.

Das Bild des «Vorzimmerdrachens» hält sich hartnäckig. Warum neigen Sekretärinnen dazu, ihre Chefs abzuschirmen?
Es wird immer diesen Typus mit dem stark ausgeprägten Muttergen geben. Dabei wollen diese Sekretärinnen ihren Chef nur beschützen und entlasten. Das wird dann anstrengend, wenn er das gar nicht will und durch eine stets offene Bürotür genau das Gegenteil signalisiert. Dann läuft die Sekretärin auf und verliert ihr Standing. Letztlich ist alles eine Frage der Unternehmenskultur.

Was ist denn besser: offenes Chefbüro oder geschlossenes?
Ich bleibe ein Fan von der gelebten Zwischentür. Die Tür vom Chefbüro zum Flur sollte geschlossen sein, damit die Assistentin professionell agieren kann. Sie hat eine gewisse Gatekeeper-Funktion, und die kann sie kaum wahrnehmen, wenn Besucher einfach ins Chefbüro spazieren oder er «ausbüchst».

Was muss ein Chef tun, wenn er seine Assistentin lange halten will?
Er sollte ihr genug Feedback geben in der täglichen Arbeit, und er darf sie ruhig in seine Pläne miteinbeziehen. Ein Ex-Chef von mir sagte mir schon beim Einstellungsgespräch, dass er nicht ewig auf dieser Position verbleiben wolle. Da sagte ich: «Schön, das passt. Ich habe bisher immer nur für CEOs gearbeitet.»

Die Gehälter der Manager sind in den letzten Jahren stark gestiegen. Der Sekretärinnenlohn auch?
Oft werden Assistentinnen schon über einen Bonus entlöhnt. Das war früher anders. Die besten Sekretärinnen verdienen bei uns in Deutschland zwischen 70 000 und 80 000 Euro.

Was halten Sie für eine Todsünde, die Chefs der Assistentin gegenüber begehen können?
Das Schlimmste ist, wenn er nicht hinter ihr steht. Das schwächt ihr Standing. Was auch nicht gut ankommt, ist, ihren Geburtstag zu vergessen oder sich bei längerer Abwesenheit durch Krankheit nicht mal persönlich nach ihrem Befinden zu erkundigen.

Und wenn er vor Geschäftspartnern so richtig bossy auftritt, hat sie sicher auch keine Freude.
Klar, das ist stillos. Aber sie sollte eine gewisse Toleranz für seine Launen entwickeln. Bei vielen Entscheidungsträgern hat daheim die Ehefrau die Hosen an. Wenn sie im Büro auch noch von der Sekretärin im Zaum gehalten werden, müssen die halt zwischendurch mal ordentlich den Boss raushängen, um ihren Platz zu verorten. Eine gute Assistentin hat dafür vollstes Verständnis.

Kommen Affären zwischen Chef und Assistenz häufig vor?
Häufig nicht, aber es kommt immer wieder mal vor. Daher habe ich es auch in meine zehn Gebote mit eingeflochten, die ich in meinen Kursen verlese.

Und das Gebot heisst: «Du sollst nicht mit dem Boss schlafen.»
Um Gottes willen, ich setze früher an: «Du sollst nicht mit dem Chef flirten.» Dass sich Menschen am Arbeitsplatz näherkommen, ist normal. Bei der Tagesehe von Chef und Assistentin, wie ich sie nenne, ist es indes schwierig, weil das Machtverhältnis ein anderes ist. Wenn er nur spielen will, zieht sie zwingend den Kürzeren. Mein Tipp: Die Sekretärin sollte schon beim Vorstellungsgespräch bewusst darauf achten, dass der neue Vorgesetzte nicht ihr Typ ist. Das mindert die Gefahr. Ich habe das immer so gehandhabt und bin gut gefahren.

Und was ist, wenn man bereits mittendrin steckt in der Affäre?
Wenn er es nicht ernst meint, sollte sie sich rasch zurückziehen, denn das Verhältnis wird sich wie ein Lauffeuer im Büro herumsprechen und die Arbeit negativ beeinflussen.

Oft haben Sekretärinnen einen intimen Einblick ins Familienleben des Vorgesetzten. Wie wichtig ist die Gemahlin für die Harmonie im Büro?
Einen guten Draht zur Ehefrau des Chefs zu pflegen, sollte selbstverständlich und Teil des Eigenmarketings einer Sekretärin sein. Denn wenn die Gattin viel auf sie hält, bestätigt das ihrem Mann, dass er im Büro auf die richtige Kraft setzt.

Womit bringen Sekretärinnen ihre Vorgesetzten absolut auf die Palme?
Wenn sie nach dem Prinzip von Inspektor Columbo arbeiten und ständig auf den Hacken kehrtmachen nach dem Motto: «Eine Frage hab ich doch noch.» Ich sehe das häufig, dass Sekretärinnen ihre Anliegen nicht fokussiert klären. Das nervt gewaltig. Was auch für Ärger sorgt, ist, wenn die Sekretärin Flüge mit zu kurzen Umsteigezeiten bucht.

Wie bitte?
Na, die sehen sich bestenfalls nur den Lageplan im Netz an und denken, dass 45 Minuten Umsteigezeit reichen. Das funktioniert aber nicht bei grossen Flughäfen. Wenn der Chef dann morgens schon gehetzt von einem Terminal zum andern laufen muss, ist er noch vor dem ersten Meeting komplett auf hundertachtzig.

*Marit Zenk nennt sich «Deutschlands First Secretary Coach» und ist seit 2009 selbständig tätig – auch in der Schweiz. Zuvor war sie über zehn Jahre Assistentin auf Geschäftsleitungs- und Vorstandsebene, u.a. bei Fielmann. Zenk arbeitet nach dem Prinzip Training on the Job; zusammen mit einem Kollegen coacht Zenk auch das Duo Chef/Assistentin. In der Schweiz verdient eine Sekretärin heute, je nach Stufe, Abschluss und Branche, zwischen 5000 und gut 8000 Franken.