Die Homeoffice-Pflicht ist vorbei, doch viele Angestellte in der Schweiz kehren nicht direkt ins Büro zurück. Inwiefern hat sich das Verhalten bezüglich Homeoffice geändert?
Die Rückkehr ins Büro wird bisher in vielen westeuropäischen und nordamerikanischen Ländern deutlich konservativer angegangen, auch nach der Aufhebung der Beschränkungen. Grund dafür ist zum einen vorsichtige Zurückhaltung, denn wir hatten bereits mehrere «Rückkehrmomente» seit März 2020. Zum anderen ist es die Tatsache, dass die Menschen in den letzten zwei Jahren ihr Leben rund um das Homeoffice herum organisiert haben und das nicht einfach abstellen können, sobald die Regierung die Regeln ändert. Ausserdem braucht es Zeit, Planung und Ressourcen, um Mitarbeitende zurückzuholen, Richtlinien zu ändern und das Büro vorzubereiten. Einige Unternehmen möchten die nächsten Schritte mit Bedacht auswählen.
Und wie sehen diese nächsten Schritte aus?
Viele Unternehmen treffen derzeit keine überstürzten Entscheidungen über ihre Büroflächen, auch wenn sie hybride Arbeitsformen einführen. Grund dafür ist, dass hybrides Arbeiten zwar die durchschnittliche Zeit, die in der Woche im Büro verbracht wird, reduzieren kann, aber es garantiert nicht, dass weniger Platz benötigt wird. Viele Arbeitnehmende werden ins Büro kommen, um sich mit ihren Kolleginnen und Kollegen zu treffen. Das tun sie aber für Besprechungen, Workshops oder einfach nur, um Kontakte zu knüpfen. Wir sehen das bereits jetzt, denn die Höchstauslastung der Büroflächen liegt derzeit weit über den durchschnittlichen 10 bis 15 Prozent.
Thomas Kessler ist CEO und Gründer der Firma Locatee. Die Firma analysiert und optimiert mithilfe ihrer Software die Arbeitsplätze von Unternehmen.
10 bis 15 Prozent? Ist das nicht sehr tief?
Der Begriff «Höchstauslastung» bezieht sich auf die maximale Anzahl von Arbeitsplätzen, die von den Mitarbeitenden in einer bestimmten Woche gleichzeitig genutzt werden und ist von der «durchschnittlichen Auslastung» zu trennen. Diese umfasst die durchschnittliche Anzahl von Arbeitsplätzen, die von den Mitarbeitenden während der Arbeitszeit in der Woche genutzt werden. Das bedeutet, dass es in ein und derselben Woche Situationen geben kann, in denen die durchschnittliche Auslastung bei 10 Prozent liegt, die Spitzenauslastung aber 30 Prozent oder mehr beträgt. Nehmen wir ein Büro mit 100 Mitarbeitenden als Beispiel: Am Montag und Freitag kommen 5 Personen, am Mittwoch sind dann 30 Angestellte im Büro. Die durchschnittliche Auslastung dieser 3 Tage liegt so unter 15 Prozent, die Höchstauslastung beträgt aber 30 Prozent. Der durchschnittliche Wert ist während der Pandemie sehr niedrig, was zum Teil daran liegt, dass vor allem grosse Unternehmen vorsichtiger mit aktuellen Schwellenwerten und Änderungen der Richtlinien sind. Da unsere Kunden meist grosse multinationale Unternehmen sind, spiegeln unsere Zahlen diesen vorsichtigen Ansatz wider.
Wie hoch war denn die Auslastung vor der Pandemie?
Das ist von Land zu Land unterschiedlich. In der Schweiz und in Deutschland war es jedoch mit einer durchschnittlichen wöchentlichen Auslastung von 60 bis 70 Prozent ziemlich ähnlich. Frankreich oder die USA liegen bei einer Auslastung von 50 bis 60 Prozent, das Vereinigte Königreich lag vor der Pandemie sogar unter 50 Prozent. Diese Durchschnittswerte sind auf viele Faktoren zurückzuführen: Urlaub, Geschäftsreisen, Krankheitsfälle, Teilzeitarbeit und auch einige frühe Formen von hybrider Arbeit können mögliche Gründe für diese Werte sein.
Werden die Zahlen wieder auf das Niveau von vor der Pandemie steigen?
Wir gehen nicht davon aus, dass die Durchschnittswerte auf das Niveau von vor der Pandemie zurückkehren werden. In Zukunft werden wir hybride Arbeitsformen verstärkt sehen.
«Wir gehen nicht davon aus, dass die Durchschnittswerte auf das Niveau von vor der Pandemie zurückkehren werden.»
Thomas Kessler
Viele führen nun aber Regelungen ein, beispielsweise 60 Prozent mobil und 40 Prozent im Büro. Daraus ergibt sich unter Umständen, dass alle am gleichen Tag im Büro sind. Ein Arbeitsplatzabbau ist somit nicht möglich, da eine Überbelegung die Folge wäre. Wie sollten Unternehmen damit umgehen?
Die Unternehmen sollten genau das wollen! Wenn ein Unternehmen mittwochs eine Auslastung von 100 Prozent erreicht, dann sollte es das als Gewinn betrachten. Schliesslich ist es dem Unternehmen gelungen, einen überzeugenden Anreiz zu finden, der alle Mitarbeitenden an einem Ort vernetzt und zusammenbringt. Das darf nicht als selbstverständlich gesehen werden. Denn wie gesagt, in der Schweiz waren die von uns gemessenen Büros im Durchschnitt nur zu 60 bis 70 Prozent ausgelastet.
Wie sollten die Büroräume der Zukunft geplant werden, um diese Ziele zu erreichen?
Die Strategie für Unternehmen wird darin bestehen, ihre Büroräume so attraktiv wie möglich zu gestalten, und zwar aus den richtigen Gründen. Da die Mitarbeitenden ins Büro kommen, um sich mit anderen zu treffen, und es möglicherweise vorziehen, für konzentriertes Arbeiten zu Hause zu bleiben, wird sich die Raumaufteilung im Büro erheblich verändern müssen. Bisher waren etwa 70 Prozent der Fläche für Schreibtische reserviert, die restlichen 30 Prozent für die Zusammenarbeit. In Anbetracht der neuen Formen der Büronutzung wird sich dieses Verhältnis umkehren und – es muss genau in Räume für die Zusammenarbeit investiert werden. Das Büro soll zu einem Anlaufpunkt für Meetings, für Workshops und für informelle Gespräche werden. Gleichzeitig wird sich die Anzahl der Schreibtische verringern, was natürlich bedeutet, dass die meisten Unternehmen eine flexible Sitzordnung einführen werden.
«Die Strategie für Unternehmen wird darin bestehen, ihre Büroräume so attraktiv wie möglich zu gestalten.»
Thomas Kessler
Welche Trends und Möglichkeiten, die den Schweizer Markt bewegen, beobachtet ihr sonst noch?
Ein Trend, den wir in Grossstädten beobachten, ist die zunehmende Attraktivität des innerstädtischen Bürostandorts. In den letzten Jahren haben Unternehmen aus Expansions-, Kosten- und Praktikabilitätsgründen zunehmend in Vorstadtstandorte investiert. Da aber das Büro und das hybride Arbeiten eine ganz neue Rolle bei der Gewinnung und Bindung von Fachkräften spielen, sehen wir bereits jetzt, wie Bürostandorte in Grossstädten wie London, New York, oder San Francisco selbst in Zeiten der Einschränkung wesentlich mehr Zulauf verzeichnen als die Büros in den Vororten. Dasselbe Bild zeigt sich auch in der Schweiz. Unternehmen müssen in erstklassige Standorte investieren, gerade in Stadtzentren, um weiterhin attraktiv zu bleiben. Denn nur so können sie junge Talente und Berufseinsteigende anziehen. Und dieser Trend kann auch einen erheblichen Einfluss darauf haben, wie sich grössere Schweizer Städte wie Zürich, Genf oder Basel weiterentwickeln.