Julie Morgenstern
ist eine gefragte Organisations- und Produktivitätsexpertin in den USA sowie Autorin. Ihr bekanntestes Buch heisst «Never Check E-Mail in the Morning».
Tipp 1: Manager hetzen oft von Meeting zu Meeting. Was sie häufig falsch machen: Sie planen weder Vor- noch Nachbereitungszeit ein. Wer diese Puffer in die Agenda einbaut, hat automatisch weniger Sitzungen pro Tag, und sie laufen deutlich effizienter ab.
Tipp 2: Die erste Arbeitsstunde am Morgen ist für Manager eine wichtige: Die Ruhe dieser einen Stunde sollte nicht zum Checken der E-Mails genutzt werden, sondern für Brainwork. Davon lebt eine gute Führungskraft. Wer E-Mails beantwortet, ist bereits in der reaktiven Rolle. Das stresst.
Tipp 3: Praktisch jeder Job besteht aus Fleissarbeit und Kreativarbeit. Wer den Tag bewusst in diese Phasen einteilt, arbeitet produktiver. Ich nenne das den «Staccato-» und den «Legato-Rhythmus».
Tipp 4: Vorsicht mit dem Handy: Wer für jeden zugänglich ist, verliert unnötig Zeit. Meist sind es nur drei Leute, von denen man wirklich angerufen werden möchte.
Alfred Bertschinger
ist Fachmann für digitale Kommunikation. Er gibt regelmässig Kurse für E-Mail-Management und arbeitet für das Schweizerische Produktivitätsinstitut.
Tipp 5: Unbedingt Zeitfenster zum Checken der Mails reservieren. Dreimal pro Tag genügt. Die ständigen Alerts, wenn eine Mail hereinkommt, sind störend und sollten ausgeschaltet werden.
Tipp 6: Instant Messaging ist die effizientere Kommunikationsmethode als E-Mail. Leider wird sie noch zu wenig gebraucht. Der Vorteil: Instant Messaging ist besser steuerbar. Der Benutzer kann beispielsweise eingeben, dass er nicht gestört werden will.
Tipp 7: Der schlimmste Zeitfresser ist der sogenannte Ping-Pong-Mail-Verkehr. Hin und her und hin und her. In der Outlook-Version 2010 gibt es die Möglichkeit, sich solchen Dauerunterhaltungen zu verweigern. Der unnötige Mailverkehr landet direkt im Papierkorb.
Tipp 8: Wer pro Tag 100 E-Mails und mehr bekommt, sollte während der Ferien eine Vertrauensperson haben, welche die E-Mails in Abwesenheit bearbeitet und sortiert.
Thomas Mattig
ist Direktor der Stiftung Gesundheitsförderung Schweiz.
Tipp 9: Richtige Pausen sind extrem wichtig für das Wohlbefinden. Wer sie bewusst einplant, arbeitet besser.
Tipp 10: Wer sich übermässig gestresst fühlt, sollte nicht davor zurückschrecken, dies intern zu thematisieren.
Tipp 11: Arbeitsunterbrechungen sind ein Stressfaktor par excellence. Führungskräfte sollten in Schulungen dafür sensibilisiert werden und sich beispielsweise beim Versenden von E-Mails genau überlegen, wen sie einkopieren. Reduce to the max!
Maja Storch
ist Psychoanalytikerin und Buchautorin.
Tipp 12: Viele erträumen sich eine optimale Work-Life Balance. Das kann zur Falle werden. Weil die Freizeit immer mehr mit Erlebnissen verdichtet wird, gerät sie zum Stress. Solcherart Gefährdete fahren besser, wenn sie sich während der Arbeit durch Rituale Ruheinseln schaffen. Eine Mittagspause ohne Handy und Excel Sheet auf den Knien. Oder sich beim Heimkommen in der Familie ausbedingen, dass man zehn Minuten für sich alleine braucht.