Mit der Empfehlung beziehungsweise Anordnung des Bundesrates für die Arbeit im Homeoffice muss die Arbeit nicht mehr zwingend in den Büroräumlichkeiten des Arbeitgebers verrichtet werden. Die Arbeit im Homeoffice ist in vielen Tätigkeitsbereichen möglich und bringt für Arbeitgeber und Angestellte einige Vorteile mit sich.
Aufgrund der aktuellen Entwicklungen soll nachfolgend auf die steuerlichen Aspekte des Homeoffice eingegangen werden.
Häufig wird die Frage aufgeworfen, ob das Unternehmen aufgrund der Arbeit im Homeoffice in den Räumlichkeiten des Arbeitsnehmers eine Betriebsstätte begründet.Der Begriff der Betriebsstätte ist definiert als eine feste Geschäftseinrichtung, in der ein qualitativ und quantitativ wesentlicher Teil der Tätigkeit eines Unternehmens dauernd ausgeübt wird.
Um als feste Geschäftseinrichtung zu qualifizieren, müssen die Einrichtungen dem Unternehmen ständig oder wenigstens während einer gewissen Zeit zur Verfügung stehen, um die örtliche und zeitliche Festigkeit zu erfüllen.
Dominic Nazareno ist diplomierter Steuerexperte, M.A. HSG, und Stehpanie Toth ist Consultant bei Primetax in Zürich und Mitglied bei GetYourLawyer. Sie sind auf Steuer- und Abgaberecht, Mehrwertsteuer, Sozialversicherungsabgaben, Steuern für natürliche Personen und Unternehmenssteuerrecht spezialisiert.
Während die zeitliche und örtliche Komponente des Betriebsstätte-Begriffs im Fall des Homeoffice regelmässig gegeben ist, sind die Wesentlichkeit der im Homeoffice ausgeübten Tätigkeiten und die Verfügungsmacht des Arbeitgebers über das Homeoffice vertiefter zu prüfen. Sofern reine Hilfstätigkeiten oder nur geringfügige Tätigkeiten zu Hause ausgeübt werden, wird im Homeoffice keine Betriebsstätte begründet.
Auch von einer Verfügungsmacht des Arbeitsgebers ist bei gelegentlicher Arbeit im Homeoffice nicht auszugehen. Diese ist nur dann anzunehmen, wenn dem Arbeitnehmer kein Büro mehr zur Verfügung gestellt wird. Im Hinblick auf die Reduktion der Büroflächen durch die Arbeitgeber ist dieser Aspekt in Zukunft allenfalls relevant.
Hier stellt sich die Frage, ob die Kosten für das private Arbeitszimmer, den Laptop und weitere Infrastruktur des Arbeitnehmers steuerlich geltend gemacht werden können.
Grundsätzlich stellen die Kosten für das Homeoffice Berufskosten dar, wobei die Berufskostenverordnung auch Auslagen für Berufswerkzeuge inklusive EDV und ein privates Arbeitszimmer erfasst. Für die übrigen Berufskosten sieht das Steuergesetz eine Pauschale von 3 Prozent (Bundesebene) des Nettolohns vor, mindestens 2'000 Franken und höchstens 4'000 Franken pro Jahr. Statt der Pauschale können auch die tatsächlich angefallenen und selbst getragenen Kosten geltend gemacht werden. Dies setzt voraus, dass die Kosten sowie die Notwendigkeit für die Erwerbstätigkeit nachgewiesen werden können.
Damit die Kosten für ein privates Arbeitszimmer geltend gemacht werden können, wird vorausgesetzt, dass der Arbeitnehmer regelmässig einen wesentlichen Teil der beruflichen Arbeit zuhause in einem separaten Raum erledigt und der Arbeitgeber ihm keinen geeigneten Arbeitsplatz zur Verfügung stellt beziehungsweise keine Entschädigung für die Infrastruktur ausrichtet.
Die Kantone haben in diesem Zusammenhang verschiedene Praxen etabliert. Während einige (darunter Luzern, Aargau und Bern) ersatzweise den Abzug der Homeoffice-Kosten zulassen, halten andere Kantone (beispielsweise Zürich, Zug, Basel-Stadt, Basel-Land, Genf) an der bisherigen Praxis fest und unterstellen eine Arbeitsplatz-Fiktion, auch für Grenzgänger. Das bedeutet, dass anstelle der Homeoffice-Kosten weiterhin die Abzüge für Verpflegung und Arbeitsweg geltend gemacht werden können.
Der Kanton Graubünden verweist einerseits ebenfalls auf die Arbeitsplatzfiktion und die entsprechenden Abzüge. Gleichzeitig hält er jedoch fest, dass sofern dem Arbeitnehmer kein geeigneter Arbeitsplatz zur Verfügung steht beziehungsweise die Heimarbeit durch den Arbeitgeber angeordnet ist, allfällige Auslagen für das Arbeitszimmer in Übereinstimmung mit Art. 327a OR durch den Arbeitgeber zu entschädigen sind. In einem solchen Fall kann folgerichtig kein Abzug für das Arbeitszimmer geltend gemacht werden.
Zusammenfassend sind die aktuellen Ansätze der Steuerverwaltungen zur steuerlichen Behandlung des Homeoffice beim Arbeitgeber und Arbeitnehmer als kurzfristige Lösungen sicherlich zu begrüssen, da sie einerseits die Zersplitterung der Besteuerungskompetenzen vermeiden und andererseits auch für die Arbeitnehmer pragmatisch sind. Im Hinblick auf die (künftige) Reduktion der Anzahl verfügbarer Arbeitsplätze beim Arbeitgeber und auch darauf, dass mehr Personen zuhause ein separates Büro einrichten, ist eine Überarbeitung dieser Besteuerungsregeln zumindest mittel- bis langfristig durchaus angebracht.
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