Homeoffice stellt Sie als Arbeitgeber vor einige Herausforderungen und verlangt, dass Sie neue Lösungen für bestehende Abläufe finden. Die Arbeit aus dem heimischen Büro ist im Gesetz nicht gesondert geregelt, grundsätzlich gelten also dieselben Bestimmungen wie für die Arbeit im Büro.
Arbeitszeit ist gemäss Arbeitsgesetz die Zeit, «während der sich der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin zur Verfügung des Arbeitgebers zu halten hat». Wie flexibel diese Zeit gestaltet werden darf, ist dem Arbeitgeber überlassen. Grundsätzlich können Sie verlangen, dass die Angestellten auch im Homeoffice während vordefinierten Zeitfenstern arbeiten.
Tipp: Es lohnt sich, ein Betriebsreglement für die Arbeit im Homeoffice zu formulieren. Halten Sie darin mindestens die folgenden Punkte fest:
- Voraussetzungen für die Arbeit zu Hause: fachlich, technisch, räumlich
- Umfang des Pensums: Wie viele Stellenprozente dürfen maximal im Homeoffice erledigt werden?
- Zeitlicher Rahmen: freie Zeitgestaltung versus festgelegte Blockzeiten
- Einrichtung des Arbeitsplatzes: Wer stellt die Arbeitsgeräte zur Verfügung? Wer übernimmt welche Kosten?
- Verhalten: Einhaltung von Arbeitsschutz, Datenschutz- und Geheimhaltungspflicht
Das Gesetz ist eindeutig: Dauer, Beginn und Ende der geleisteten täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit (inklusive Ausgleichs- und Überzeitarbeit) sowie längere Pausen müssen erfasst und dokumentiert werden. Auch die Arbeit im Homeoffice befreit Sie nicht von dieser Pflicht.
Merkblatt des Staatssekretariats für Wirtschaft (Seco)
Wie Sie die Zeiterfassung handhaben, ist Ihnen überlassen. Sinnvoll ist es, auf ein elektronisches Arbeitszeiterfassungssystem zu setzen – via App oder per Formular. Die Gewerkschaft Unia stellt kostenfreie Excel-Formulare zur Verfügung und empfiehlt alternativ dazu Apps wie Timesaver, eine Schweizer Zeiterfassungs-App für KMU. Allerdings: Wer eine kostenlose App einsetzt, zahlt in der Regel mit seinen Daten.
Wichtig: Der Arbeitgeber darf personenbezogene Daten der Mitarbeitenden nur im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis und soweit wie nötig bearbeiten. Wer seine Mitarbeitenden dauerhaft überwacht, um zu kontrollieren, ob sie im Homeoffice tatsächlich arbeiten, handelt widerrechtlich.
Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, die Gesundheit ihrer Mitarbeitenden zu schützen. Auch bei der Arbeit vom heimischen Schreibtisch aus gelten die üblichen Arbeits- und Ruhezeiten sowie das Verbot von Nacht- und Sonntagsarbeit. Da Sie die Einhaltung nur bis zu einem bestimmten Grad kontrollieren können, setzt die Arbeit im Homeoffice ein hohes Mass an Vertrauen und Eigendisziplin Ihrer Angestellten voraus.
Merkblatt des Seco
Auch die Infrastruktur im Homeoffice fällt unter den Gesundheitsschutz. Sie müssen deshalb sicherstellen, dass die Homeoffice-Arbeitsplätze der Mitarbeitenden ergonomischen Kriterien standhalten.
- Bürostuhl: Arm-, Rückenlehne und Sitzhöhe sollten verstellbar sein. Damit die Füsse nicht in der Luft hängen, kann eine zusätzliche Fussstütze sinnvoll sein.
- Schreibtisch: Der Schreibtisch sollte höhenverstellbar sein. Die Augen-Bildschirm-Distanz sollte etwa eine Armlänge betragen, ab einem 21-Zoll-Bildschirm etwas mehr.
- Beleuchtung: Um die Augen zu schützen, braucht es eine gute Beleuchtung des Arbeitsraums.
- Hilfsmittel: Ein externer Bildschirm, eine (ergonomische) Maus und eine (ergonomische) Tastatur unterstützen eine gute Körperhaltung während der Bildschirmarbeit. Fehlt der externe Bildschirm, sollte zumindest ein Laptopständer eingesetzt werden.
Tipp: Die Suva bietet eine umfassende Checkliste für den Einkauf von Mobiliar und Zubehör für die Bildschirmarbeit. Das Seco hat ausserdem ein Prüfmittel kreiert, das hilft, Gesundheitsrisiken am Arbeitsplatz zu erkennen und zu eliminieren.
Mit der korrekten Infrastruktur ist es nicht getan. Geben Sie Ihren Angestellten folgende Tipps mit, um das Arbeiten im Homeoffice zu erleichtern:
- In der üblichen Arbeitskleidung arbeiten, so findet man rascher in den Arbeitsmodus.
- Sich an klare Arbeitszeiten halten
- Den Arbeitsbereich vom Rest der Wohnung abgrenzen, idealerweise mit einer abschliessbaren Tür
- Sich klare Arbeitsziele setzen und diese regelmässig mit Ihnen absprechen
- Das Tagespensum, das man geleistet hat, aufschreiben
- Pausen machen und die Bewegung nicht vergessen: mindestens einmal am Tag an die frische Luft gehen, und wenns nur einmal um den Block ist
- Nach Feierabend Firmenhandy und Laptop ausschalten, um sich zu erholen
Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, Ihren Angestellten einen geeigneten Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen. Tun Sie das nicht, müssen Sie die Kosten für die nötige Arbeitsinfrastruktur zu Hause übernehmen. Dazu gehören nicht nur Geräte wie Computer, Drucker und Telefon, sondern auch ergonomische Büromöbel – sowie unter Umständen eine Beteiligung an den Mietkosten.
Gut zu wissen: 2019 entschied das Bundesgericht, dass ein Arbeitnehmer für die geschäftliche Nutzung eines Zimmers in seiner Privatwohnung eine Entschädigung verlangen kann, wenn ihm der Arbeitgeber keinen Arbeitsplatz im Büro anbietet.
Arbeitet ein Angestellter freiwillig im Homeoffice und hat er im Betrieb einen vollständig eingerichteten Arbeitsplatz zur Verfügung, müssen Sie sich an den Kosten der Infrastruktur zu Hause nicht beteiligen.
Weniger klar geregelt ist bisher, was gilt, wenn Arbeitgeber die Büroräumlichkeiten und die Anzahl Arbeitsplätze reduzieren und nur noch ein bestimmter Prozentsatz der Mitarbeitenden gleichzeitig im Büro arbeiten kann. Suchen Sie in dieser Situation eine faire Lösung, etwa eine angemessene Kostenbeteiligung.
Auch im Homeoffice gelten die Bestimmungen zu Geheimhaltung und Datenschutz. Die Kosten für zweckmässige Massnahmen trägt der Arbeitgeber. Rechtsanwältin und Datenschutzexpertin Claudia Keller nennt die wichtigsten Fallstricke bei der Arbeit im Homeoffice und pragmatische Lösungsansätze dafür (mehr dazu lesen Sie hier):
- Physische Unterlagen: Geschäftliche Unterlagen müssen auch im Homeoffice geschützt werden. Am besten führen Sie eine «Clean-Desk-Regelung» ein und verpflichten die Mitarbeitenden dazu, auch im Homeoffice sämtliche Unterlagen am Ende des Arbeitstags sicher zu verstauen.
- Hardware: Neben einem guten Passwortschutz und einer schnellen Bildschirmsperre sollten Mitarbeitende, die regelmässig mit dem Laptop unterwegs sind, einen Festplattenschutz aktivieren. So bleiben Geschäftsdaten auch bei Verlust oder Diebstahl des Geräts gesichert.
- Software: Wer gratis Apps und Dienste nutzt, bezahlt in der Regel mit den eigenen Daten. Deshalb lohnt es sich, auf bezahlte Businesslösungen zu setzen.
- Viren, Malware und Phishing: Während der Virenschutz auf Geschäftscomputern automatisch durch die IT aktualisiert und verschärft wird, drohen insbesondere bei der geschäftlichen Nutzung privater Geräte grosse Sicherheitslücken. Erstellen Sie deshalb in Absprache mit einem IT-Spezialisten ein individuelles Datenschutzkonzept.
- Aufklärung: Phishing passiert häufig, wenn Mitarbeitende unachtsam E-Mails und Anhänge öffnen oder – insbesondere auf privaten Computern – Dateien aus dem Internet herunterladen. Deshalb ist neben dem technischen Schutz auch die regelmässige Aufklärung und Sensibilisierung der Mitarbeitenden wichtig (eine Checkliste finden Sie hier).
- Sichere Internetverbindung: Wer sich aus dem heimischen Netz ins Internet einwählt, ist besser vor Datenklau geschützt als in einem Hotel oder einem Café mit offenem WLAN. Wenn Sie mit sensiblen Daten arbeiten, sollten Sie trotzdem eine sichere VPN-Lösung installieren.
Gut zu wissen: Nicht jede VPN-Lösung ist gleich sicher. Die Melde-und Analysestelle Informationssicherung des Bundes erklärt, worauf es bei der Wahl ankommt.
Auch im Bereich Versicherungen ändert der Umstand, dass jemand im Homeoffice statt im Büro arbeitet, nicht per se etwas an den Rechten und Pflichten. Allerdings wird aus einem privaten Ort – der Wohnung – plötzlich auch ein Betrieb. Das führt zu verschiedenen versicherungsrechtlichen Fragen.
- Sozialversicherungen: Wer in der Schweiz wohnt und arbeitet, bleibt weiterhin den Schweizer Sozialversicherungen unterstellt. Anders sieht es bei Grenzgängern aus, die mehr als ein Viertel ihrer Arbeitszeit in ihrem ausländischen Zuhause verbringen. Sie sind dem Sozialversicherungssystem des Heimatlandes unterstellt.
- Unfallversicherung: Der gesetzliche Unfallversicherungsschutz gilt auch für Angestellte, die teilweise oder ganz im Homeoffice arbeiten. Wer ein wöchentliches Arbeitspensum von acht oder mehr Stunden erfüllt, ist zudem gegen Nichtbetriebsunfälle versichert. Bei einem Unfall im Homeoffice ist zwar die Abgrenzung zwischen Betriebs- und Freizeitunfall nicht immer einfach, eine Versicherungslücke ergibt sich daraus aber nicht.
- Hausrat- und Haftpflichtversicherung: Handelt es sich um ein privates Gerät des Arbeitnehmers, das er auch für geschäftliche Zwecke benutzt, zahlt seine Hausratversicherung bei Diebstahl; bei Beschädigung hingegen nur, wenn der Arbeitnehmer eine entsprechende Zusatzdeckung vereinbart hat. Anders sieht es aus, wenn es sich dabei um das Eigentum des Unternehmens handelt: Dann kommt grundsätzlich die Betriebsversicherung der Firma zum Zug. Je nach Police gilt der Versicherungsschutz aber nur für die Firmenadresse. Klären Sie ab, ob Ihre Versicherung die Risiken im Homeoffice tatsächlich deckt.
- Cyberversicherung: Finanzielle Folgeschäden durch Datenmanipulation oder -verlust lassen sich mit einer Cyberversicherung decken. Ob sich diese lohnt, hängt vor allem von der Art und Sensibilität der Daten ab, mit denen Ihr Geschäft arbeitet.
1 Kommentar
Vielen Dank für diesen Artikel, der auch mir als Arbeitnehmer einige Wissenslücken zu meiner Homeoffice-Tätigkeit schliessen konnte.
Insbesondere der Link zur Broschüre des SECO «Das Arbeitsgesetz: Die wichtigsten Arbeits- und Ruhezeitbestimmungen in Kürze» war für mich sehr wertvoll.