So mahnen Sie effizient

Beugen Sie Zahlungsausfällen frühzeitig vor

Probleme mit Kunden, die nicht zahlen können oder wollen, können Sie nicht vollständig verhindern. Mit den folgenden Tipps reduzieren Sie das Risiko.

• Erkundigen Sie sich vor einem Vertragsabschluss im Internet über den potenziellen Kunden.
• Werfen Sie einen Blick ins Handelsregister. Häufige Wechsel in der Geschäftsführung und im Verwaltungsrat sind kein gutes Zeichen.
• Bestellen Sie beim zuständigen Betreibungsamt einen Betreibungsregisterauszug Ihres potenziellen Kunden. Seien Sie vorsichtig, wenn der Auszug viele Betreibungen aufweist.
  • Über den Online-Betreibungsschalter können Sie das Gesuch auch am Computer ausfüllen.
  • Zuständig ist das Betreibungsamt am Wohnsitz einer Privatperson oder am Sitz eines Unternehmens. Nicht jede Gemeinde hat aber ihr eigenes Betreibungsamt. Unter diesem Link finden Sie das örtlich zuständige Amt.

Tipp: Verlangen Sie vom Kunden, dass er Ihnen den Rechnungsbetrag – oder einen grösseren Teil davon – im Voraus überweist, wenn Sie an seiner Bonität zweifeln. Liefern Sie erst nach Zahlungseingang.

Über Dritte können Sie nicht beliebig eine Betreibungsauskunft einholen. Das Auskunftsgesuch müssen Sie begründen, indem Sie ein besonderes Interesse glaubhaft machen. Dazu eignet sich beispielsweise ein bevorstehender Vertragsabschluss oder ein Bestellschein.

Mahnen in Corona-Zeiten

Während Sie in normalen Zeiten säumigen Kunden direkt eine Mahnung schicken, kommen Sie aktuell mit einem persönlicheren Vorgehen eher zum Ziel. Die meisten Ihrer Kunden sind genauso von der Krise betroffen. Suchen Sie deshalb als Erstes das Gespräch, fragen Sie nach, in welcher Lage sich Ihr Kunde befindet. 

Wenn es Ihre eigene finanzielle Situation erlaubt, bieten Sie Hand zu Lösungen, zum Beispiel:

• eine längere Zahlungsfrist 
• Ratenzahlung
• Stundung

Halten Sie eine solche Vereinbarung zu Beweiszwecken schriftlich fest – nicht per Mail, sondern als Brief – und lassen Sie das Papier vom Kunden gegenzeichnen. Oder lassen Sie Ihren Kunden einen schriftlichen Abzahlungsvorschlag aufsetzen, den dann Sie unterschreiben.

Effizientes Mahnprozedere 

Wer hat schon Zeit, um Mahnungen zu schreiben? Trotzdem lohnt es sich, regelmässig zu mahnen – unbezahlte Rechnungen haben schon manche Firma in ernsthafte Probleme gebracht. Mit den unten stehenden Vorlagen hält sich der Aufwand in Grenzen.

Das ist zu tun

• Mit Ihrer Mahnung setzen Sie den Kunden in Verzug. Ab diesem Zeitpunkt können Sie zusätzlich zum ausstehenden Rechnungsbetrag einen Verzugszins von 5 Prozent verlangen. Mahnspesen und einen höheren Verzugszins können Sie nur verlangen, wenn das vorher vertraglich abgemacht wurde.
• Wenn Sie noch nicht mit dem Kunden gesprochen haben: Suchen Sie spätestens nach der zweiten Mahnung das Gespräch und finden Sie heraus, was los ist. Haben Sie bisher weder einen schriftlichen Vertrag noch eine Schuldanerkennung, empfiehlt es sich, das nachzuholen.