Als die Handwerker antrabten, war dies der perfekte Moment für das Experiment. Im Sommer 2011 mussten 400 Mitarbeitende der Schweizer Microsoft-Zentrale in Wallisellen ihre Büros räumen. Das Gebäude wurde renoviert. Aus der Not machte der Softwareriese eine Tugend. Alle Mitarbeitenden durften drei Monate lang vom heimischen Schreibtisch aus arbeiten. Die meisten waren begeistert. Zu Hause könne man sich besser konzentrieren und Arbeit und Privatleben liessen sich leichter vereinbaren. Jeden Morgen in der vollgestopften S-Bahn zu stehen, vermisste auch niemand.
Kein Wunder also, dass inzwischen viele Unternehmen ihr Personal nach Hause schicken – selbst wenn nicht renoviert wird. Zuletzt probierte die Credit Suisse im Herbst aus, ob auch eine der weltgrössten Banken auf Mitarbeitende setzen kann, die im eigenen Wohnzimmer sitzen. Zwei Drittel der Home-Office-Banker sagten nach dem Test, sie seien zu Hause produktiver gewesen. Dennoch nutzen noch wenige Schweizer Unternehmen diese Chance (siehe Kasten).
Denn für Chefs ist der Trend zum Home Office eine Herausforderung. Sie müssen ihren Führungsstil umstellen. Gerade noch sassen die Mitarbeitenden eine Tür weiter und reagierten auf Zuruf, jetzt muss die kleinste Aufgabe per Mail beschrieben oder am Telefon erklärt werden. Auch der kurze Plausch in der Kaffeeküche fällt weg. «Informelle Treffen müssen wie Sitzungen geplant werden», sagt Christian Mehrtens, der als Marketingdirektor bei Microsoft Schweiz das Home-Office-Experiment eng begleitete.
Wenn sich Mitarbeitende und Vorgesetzte seltener sehen, müssen Aufgabenverteilungen und Zeitpläne genau abgesprochen werden. «Die Arbeit des Teams muss insgesamt besser geplant und kann nicht so spontan organisiert werden wie wenn die Angestellten nebenan sitzen», sagt Christine Jordi von der Personalabteilung der Credit Suisse. Sie selbst kommt zwar meistens ins Büro, doch ihre Chefin sitzt Tausende Kilometer weit weg in den Vereinigten Staaten. Im Team läuft es trotzdem rund, weil jeder genau weiss, was er bis wann machen soll.
Klare Zielvereinbarungen sind auch deshalb so wichtig, weil die Mitarbeitenden im Home Office völlig unbeobachtet sind. Viele Führungskräfte werden bei so viel Laisser-faire misstrauisch. Legen sich ihre Angestellten zu Hause nicht einfach vor den Fernseher und schludern bei der Arbeit? Studien beweisen jedoch das Gegenteil. So zeigte der Ökonom Nicholas Bloom von der Universität Stanford anhand eines Experiments mit chinesischen Call-Center-Mitarbeitern, dass viele Menschen zu Hause einen besseren Job machen. Jene Angestellten, die ihren Arbeitsplatz in die eigenen vier Wände verlegt hatten, beantworteten im Durchschnitt 12 Prozent mehr Anrufe. Bei ihren Kollegen, die sich weiterhin jeden Morgen ins Büro schleppten, blieb die Arbeitsleistung in etwa gleich.
Weniger krank, weniger Pausen
Ein wichtiger Grund für die Leistungssteigerung: Die Heimarbeiter meldeten sich deutlich seltener krank und legten auch weniger Pausen ein. Ausserdem waren sie zufriedener als die Kollegen im Büro. Entscheidend dürfte auch die Zeitersparnis gewesen sein. Die Angestellten im Home Office mussten nicht mehr jeden Tag mehr als eine Stunde in Bus, Bahn oder Auto verbringen.
Der Produktivitätsschub ist enorm. «Manchmal arbeiten die Mitarbeiter zu Hause sogar mehr als im klassischen Büro», sagt Arnd Albrecht, Professor für Personalwesen an der Munich Business School. «Im Home Office gibt es schliesslich keine Kernarbeitszeiten.» Die Versuchung, sich abends nochmals schnell an den Schreibtisch zu setzen, ist grösser, als wenn alle Unterlagen weit weg im Büro liegen. Das kann durchaus auch mal zu Überarbeitung führen.
«Führungskräfte sollten den Mitarbeitern beim Zeitmanagement helfen und zum Beispiel klare Tagespläne absprechen», rät daher Management-Forscher Albrecht. «Besonders am Anfang ist es wichtig, einen engen Kontakt zu den Angestellten im Home Office zu halten.» So kann der Chef sein Misstrauen beruhigen und dem Mitarbeiter sagen, wenn es für heute reicht. «Das darf aber nicht in Kontrollanrufe ausarten», sagt Albrecht.
Obwohl viele Mitarbeitende zu Hause schneller und besser arbeiten als im Büro, ist das Home Office gerne ein Karrierekiller. Studien des britischen Organisationsforschers Dan Cable von der London Business School zeigen, dass Angestellte im Home Office seltener befördert werden als ihre Kollegen, die jeden Morgen ins Büro kommen. Manager würden denselben Angestellten besser bewerten, wenn er seine Aufgaben im Büro statt zu Hause erledigt, so Cable. Und das geschehe unabhängig davon, wie gut er seine Arbeit im Endeffekt macht.
Diese Bewertungsprozesse laufen vermutlich grösstenteils unbewusst ab, sagt Cable. Wer im Büro arbeitet, kann dem Chef mal schnell einen Kaffee vorbeibringen und so auch ausserhalb der reinen Arbeitsleistung auf sich aufmerksam machen. Die Home-Office-Arbeiter hingegen geraten schnell in Vergessenheit oder fallen durch ständigen Mail-Smalltalk sogar negativ auf. Angestellte, die ihre Home-Office-Tage auf einen Freitag oder Montag legen, kommen laut Cable beim Chef besonders schlecht weg. Sie gerieten schnell in Verdacht, einfach das Wochenende verlängern zu wollen. Selbst gute Arbeitsergebnisse können diesen Verdacht nur mühsam zerstreuen.
Für Führungskräfte ist dies folgenschwer, denn sie laufen Gefahr, die Falschen zu befördern. Wenn es um Belohnungen und Beförderungen gehe, solle jedoch einzig die konkrete Arbeitsleistung zählen, so Arnd Albrecht. Wie oft der Chef einen Mitarbeiter zu Gesicht bekommt, darf kein Kriterium sein. «Wir messen die Mitarbeiter nie an ihrer Präsenz», sagt zum Beispiel Microsoft-Manager Christian Mehrtens. «Auch nicht an der virtuellen Präsenz, also wie oft sie in Chat-Systemen eingeloggt sind.»
Nicht jeder eignet sich
Damit die Mitarbeitenden im Home Office nicht in Vergessenheit geraten, sollten sie möglichst nah an die Bürostrukturen herangeholt werden. Hin und wieder müssten sie daher doch mal den Weg ins Büro antreten, sagt Albrecht. Etwa zu den regelmässigen gemeinsamen Teamsitzungen. «Das ist wichtig, damit auch die Home-Office-Mitarbeitenden sehen: Der Kollege ist nicht nur eine Telefonnummer, sondern ein Mensch.»
Ausserdem sollten Führungskräfte die technischen Möglichkeiten des Unternehmens voll ausschöpfen. Webcams und Videokonferenzsysteme erleichtern die Zusammenarbeit mit den Heimarbeitern. «Je mehr man von seinem Gegenüber mitbekommt, im Ton und im Bild, desto besser», sagt Albrecht. Gesten und Gesichtsausdrücke spielen bei Gesprächen eine wichtige Rolle. Studien zeigen, dass es in Teams, die sich per Videokonferenz abstimmen, seltener zu Missverständnissen kommt, als wenn die gesamte Organisation über Telefon und Mail läuft.
Damit Heimarbeit funktioniert, ist es auch wichtig, dass Führungskräfte genau hinschauen, wen sie ins Home Office schicken und wer besser weiterhin jeden Tag ins Büro kommt. «Nicht jeder eignet sich für die Arbeit zu Hause», sagt Management-Forscher Albrecht. «Einige Menschen brauchen einfach den direkten Umgang mit Kollegen und das Sozialleben im Büro.» Das gilt auch andersherum: Während die einen über die Ruhe und Konzentration zu Hause schwärmen, beschweren sich die anderen über Kindergeschrei und Ablenkung durch Haushaltsarbeit.
Vor allem sollten Unternehmen ihre Mitarbeitenden nicht zu früh nach Hause schicken. «Neue Angestellte arbeiten bei uns in der Regel das erste Jahr komplett im Präsenzbüro, um die Arbeitsabläufe und Teamstrukturen kennenzulernen», sagt Christiane Jordi. Auch bei Microsoft gilt für Neueinsteiger erst mal ein Home-Office-Verbot. Aussterben wird das klassische Büro daher so schnell noch nicht. Aber eines ist klar: Die Renovation bei Microsoft lohnte sich.