Erfahren hat es jeder schon einmal: Am Morgen, wenn man fit ist, sitzt man im Zug oder steht im Stau und könnte doch so gut arbeiten. Nachmittags dann, wenn etwas Müdigkeit aufkommt oder man in einem Dossier einfach nicht weiterkommt, hat man im Büro präsent zu sein. Verkehrte Welt, wie heute nicht nur die junge Generation weiss. Längst ist die Technologie so ausgereift, dass sich solche Situationen vermeiden lassen. Das Stichwort heisst zeitliche, räumliche sowie strukturelle Flexibilität – oder kurz: «Work Smart». Mitarbeitende haben mehr Flexibilität, sich ihre Arbeitszeit einzuteilen. Es geht um die zeitliche und räumliche Arbeitsflexibilität, die je nach Unternehmen ganz unterschiedliche Ausprägungen hat. Angesprochen ist damit ein Wandel in der Arbeitswelt, der in zahlreichen Unternehmen vermehrt Gestalt annimmt. Swisscom und die SBB praktizieren ihn schon genauso wie beispielsweise die Immobilienfirma Privera. Sie alle sind Beispiele für Unternehmen, die erkannt haben, dass die Digitalisierung nicht bei den Kundenerlebnissen, Prozessen und Geschäftsmodellen haltmacht. Sie wirkt sich längst auch auf die Gestaltung des Arbeitsplatzes aus. Es sind zudem Unternehmen, die aufgrund des demografischen Wandels mit einer jungen Generation von Talenten konfrontiert ist, deren Erwartungen und Vorstellungen von Leben und Arbeit sich zumeist von denjenigen älterer Generationen unterscheiden. Sie sind von der Digitalisierung gleichsam durchdrungen und kennen nichts anderes, als «anywhere» und «anytime» auf Informationen zugreifen zu können. Ihre Motivationen und ihr Selbstverständnis sind geprägt von Selbstbestimmtheit und digitaler Flexibilität. Das alles sind Aspekte, die Unternehmen berücksichtigen müssen, wenn sie fachlich kompetente und verantwortungsvolle Jungtalente gewinnen und an sich binden wollen.

Der Kulturwandel hat begonnen
Natürlich muss man dazu wissen, dass es zwar nicht in allen, aber doch in vielen Unternehmen heute durchaus möglich ist, jederzeit und von überall her zu arbeiten. Werden doch ganz unterschiedliche Abteilungen mit den neuen Möglichkeiten adressiert: Vertrieb, Support, Wartung und Logistik genauso wie der Verkauf, die HR- und die Kommunikationsabteilungen. Mit den mobilen Geräten und ortsunabhängigen Arbeiten werden insbesondere die Erreichbarkeit und die Möglichkeit, schnell zu reagieren, zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil eines Unternehmens, wie eine Studie von MSM Research aufzeigt. 
 
Setzten 2016 noch rund 20 Prozent der befragten Unternehmen auf den fixen Arbeitsplatz, werden es im nächsten Jahr nur noch knapp zehn Prozent sein. Unterdessen werde sich die Etablierung des smarten Arbeitens in den Unternehmen auf rund 55 Prozent fast verdoppeln, so MSM Research. Dabei werde sich die Anzahl an Unternehmen, bei denen das flexible und mobile Arbeiten bisher nur ausnahmsweise respektive vereinzelt möglich war, von rund 51 auf 35 Prozent reduzieren. Gleichzeitig werden die Ausgaben, die für neue Arbeitsplatzkonzepte eingeplant sind, zu einem bedeutenden Faktor: Sie belaufen sich in diesem Zeitraum auf durchschnittlich einen Viertel der jährlichen ICT-Gesamtausgaben eines Unternehmens, prognostizieren die Marktforscher.
 
Doch was bedeutet es für die Unternehmen, wenn sie auf das «Work Smart»-Modell setzen? Die Einführung, die Etablierung und die effektive Nutzung bedingen eine Neuausrichtung der Organisation, der Sicherheitskonzepte und der Prozesse. Dies verlangt oftmals einen Wandel der Unternehmenskultur. Denn die neuen Tools müssen akzeptiert und der Umgang mit ihnen gelernt werden. Führungskräfte müssen die Art und Weise, wie sie ihre Mitarbeitenden führen, anpassen. Mobiles Arbeiten bedeutet oftmals, sich virtuell in Online-Meetings zu treffen, weshalb die Vorgesetzten ihre Mitarbeitenden weniger vor Ort sehen.  Es sind Abmachungen darüber nötig, wie zusammengearbeitet wird und wie man den persönlichen Austausch sicherstellt. 
 
Nicht selten ist diese Organisationsentwicklung eine Aufgabe, die Unternehmen allein nicht stemmen können, wie Swisscom weiss. Erst einmal müssen Entscheidungsträger verstehen, wie heutige Technologien die Art des Arbeitens verändern und den Unternehmen ermöglichen, die Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern und den Austausch von Wissen effizienter zu gestalten. Dazu reicht es nicht aus, punktuell moderne Endgeräte und Apps einzuführen. Es braucht eine ganzheitliche Strategie, die Technologie, Raumgestaltung, Organisationsformen und Kultur umfasst. 
 
Swisscom hat für die mit dieser Entwicklung einhergehenden Herausforderungen eine spezielle Abteilung aufgebaut, die mit Work Smart Coaching andere Unternehmen im Veränderungsprozess begleitet. Dedizierte Workshops befähigen Mitarbeitende zu diesen neue Arbeitsweisen.
 
Das Coaching geht von der Einführung in die Thematik über die Ist-Aufnahme im Unternehmen, die Auslegeordnung neuer Möglichkeiten und eine Potenzialanalyse bis hin zur Roadmap, die eine konkrete Umsetzung 
der neuen Arbeitsweisen erlaubt. Zum Einsatz kommt dabei die Co-Creation-Methodik. Swisscom erarbeitet also gemeinsam mit dem jeweiligen Unternehmen die künftige Arbeitswelt des Unternehmens und begleitet die Einführung derselben. Und zwar, so heisst es bei Swisscom, «so lange, bis das Vertrauen vorhanden ist und Work Smart im Unternehmen gelebt wird». 
Mehr Effizienz, weniger Kosten

Doch es gibt auch harte finanzielle Fakten, die für smarte Arbeitsplätze sprechen. Swisscom gehört auch hier zu den Vorreitern, hat sie doch schon 2006 ein neues Arbeitsplatzkonzept mit Desksharing eingeführt. In den zwölf grössten Bürogebäuden, in denen etwa 11 300 Mitarbeitende tätig sind, wurde jeder fünfte physische Arbeitsplatz überflüssig. Mit diesen eingesparten Plätzen sind jährliche Kosteneinsparungen von 120 000 Franken pro 100 traditionelle Arbeitsplätze einhergegangen. Dank der hohen technischen Standardisierung konnte Swisscom ihre Umzugskosten zudem massiv reduzieren. Diese liegen heute bei lediglich noch 150 Franken pro vollständig eingerichtetem Arbeitsplatz.


Darüber hinaus ergaben sich auch erhebliche Effizienzsteigerungen: Durch die Zentralisierung und Standardisierung über eine UCC-Lösung (Unified Communications and Collaboration) wurden nicht nur die Telefonie- und ICT-Betriebskosten optimiert, sondern die Kosten wurden transparenter und besser steuerbar. Parallele Infrastrukturen sind weggefallen, das Knowhow muss nur noch für ein einziges System vorhanden sein, und beim Arbeitsplatz aus der Cloud entfallen auch noch Investitionskosten und das aufwändige Lizenz-Management.


Eine aktuelle Studie von Citrix belegt, dass ein moderner Arbeitsplatz mit Smartphone inklusive Mobilfunkkosten, Tablet und Laptop plus Raummiete und Homeoffice-Ausstattung jährliche Kosten von 840 Franken gegenüber einem traditionellen PC-Arbeitsplatz einspart. Zudem reduziert der flexible, mobile Arbeitsplatz die durchschnittliche Reisezeit pro Jahr um rund einen Drittel. Generell, so die Citrix-Studie, nutzen über 90 Prozent der flexibel Arbeitenden ihre Zeit besser. 


Interessant ist dabei, dass mehr als 65 Prozent der Nutzer moderne Arbeitsumgebungen als positiv für ihre Work-Life-Balance beurteilen. Vom Zeitgewinn profitieren laut Citrix Unternehmen wie Mitarbeitende zu etwa gleichen Teilen. Denn sowohl für die Familie (41 Prozent) wie für Kernaufgaben (24 Prozent) und kreative Projektarbeit (20 Prozent) bleibt mehr Zeit – etwa um Sport zu treiben (6 Prozent).
 

Kostenvergleich Digital Workplace vs. PC-Arbeitsplatz
Quelle: Citrix Studie