Viele Unternehmen haben der automatisierten Kreditorenrechnungsbearbeitung lange zu wenig Beachtung geschenkt. Unternehmen und Lieferanten sollten für den gesamten Procure2Pay-Prozess (Bestellung bis Rechnung) idealerweise über eine Plattform verbunden sein. Ziel ist, die Prozesse zu automatisieren: weg vom Papier, hin zu einer effizienten, digitalen und automatisierten Lösung.
Beispielsweise setzt das Elektrizitätswerk des Kantons Zürich (EKZ) auf den digitalen Rechnungseingang. Das EKZ ist einer der grössten Energieversorger der Schweiz und liefert Strom für rund eine Million Menschen. EKZ und die Tochtergesellschaften erhalten rund 110 000 Kreditorenrechnungen pro Jahr.
In der Vergangenheit hat das EKZ alle eingehenden Papierrechnungen manuell eingescannt, mit einer OCR-Software ausgelesen, anschliessend bearbeitet und in das SAP-System übertragen.
Neben dem grossen manuellen Aufwand gab es mit der Zeit immer wieder technische Herausforderungen, etwa dass der Workflow für die Rechnungsfreigabe oder die OCR-Software nicht mehr up to date waren.
Thomas Altenburger, Leiter der Abteilung Finance & Accounting, hat die Kreditorenprozesse und die Digitalisierungsmöglichkeiten analysieren lassen.
Man kam damit zum Resultat, dass sehr grosses Optimierungspotenzial vorhanden ist. Das EKZ hat sich anschliessend entschieden, mit externen Anbietern zusammenzuarbeiten, um den Rechnungsprozess zu digitalisieren. Dadurch konnte das EKZ den gesamten Papierprozess vom Postfach über die Avor bis hin zum OCR-Prozess und der Nachbearbeitung an den externen Anbieter auslagern.
In der Projekt- und Testphase zeigte sich anfänglich, dass der ausgewählte Workflow nicht auf das Massengeschäft ausgelegt war. Die Automatisierung beim EKZ ist aufgrund des hohen Volumens intensiver als bei einer kleineren Firma. Entsprechend musste der Workflow an die Bedürfnisse des EKZ angepasst werden.
Bei diesem Projekt gab es mehrere involvierte Ansprechpartner: EKZ, der externe Anbieter, der Workflow-Anbieter sowie der externe IT-Dienstleister von EKZ – die alle gut koordiniert werden mussten.
Das Ziel, die grossen Rechnungsmengen zu verarbeiten und weiterhin mit dem bestehenden Personal zu arbeiten, wurde damit erreicht. Der gesamte Workflow konnte nun durchgängig kontrolliert und optimiert, die Prozesse konnten eindeutig verbessert werden.
Eros Merlini, Head, Conextrade, Zürich.