Unternehmen stehen heute mehr denn je unter Druck, mit Innovationen ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Innovationen zur Optimierung von Geschäftsprozessen, zur Realisierung von neuen Geschäftsmodellen und die Auslagerung von nicht zum Kerngeschäft gehörenden Bereichen wie der IT sind deshalb nicht selten die Mittel der Wahl, um sich von den Marktbegleitern abzusetzen. Alle Ansätze sind jedoch mit Kosten verbunden. Das für Innovationen benötigte Geld soll deshalb nicht selten durch Kosteneinsparungen bei der IT freigesetzt werden. Doch wenn sich auch mit skalierbaren Betriebsmodellen wie der Auslagerung der betriebseigenen Informatik an Dritte Kosten einsparen lassen, so sind Outsourcing-Bemühungen in aller Regel zunächst mit initialen Projektkosten verbunden.
Der Autor
Marc Zimmermann, Head of Cloud Services und Member of the Leadership Board, UMB, Cham
Der Grund für Auslagerung von IT-Services ist zunächst aber in den meisten Fällen keine Kostenfrage. Vielmehr ist es die Tatsache, dass die Informatik in den letzten Jahren immer komplexer geworden ist. Es gilt, Geräte und Software-Anwendungen über ihre Lebenszyklen hinweg im Griff zu haben. Auch die Bewältigung von Cyberbedrohungen stellt eine zunehmende Herausforderung dar, ganz zu schweigen von den wachsenden Anforderungen im Bereich des Datenschutzes und der Informationssicherheit. Allein geeignetes Personal für die diversen, vielschichtigen Aufgaben zu finden und zu binden, stellt für Unternehmen eine Herausforderung dar.
Schwieriger Vollkostenvergleich
Einen Kostenvergleich zwischen dem IT-Betrieb im eigenen Haus und dessen Auslagerung an einen Dienstleister zu machen, ist für viele Mittelständler aber schwierig. Üblicherweise können zwar einzelne Geschäftsszenarios hinsichtlich Rentabilität der dafür benötigten Investition analysiert werden. Um die volle Kostentransparenz zu erreichen, müssten jedoch sämtliche internen und externen Kosten betrachtet werden. Leider fehlt aber bei vielen, gerade bei mittelständischen Unternehmen eine Vollkostenrechnung der IT, die einen echten Kostenvergleich ermöglichen würde. Es liegt auf der Hand, dass bei der Auslagerung in die Cloud, insbesondere in eine öffentliche (Public) Cloud, Skaleneffekte der grossen Anbieter und flexible Nutzungsmodelle zum Tragen kommen. Das Unternehmen bezahlt, ohne initiale Beschaffungskosten tätigen zu müssen, nur für die Services, die es auch bezieht. Public-Cloud-Betriebsmodelle können gerade deshalb für Unternehmen Vorteile bringen, wenn sie gezielte Wachstumspläne durch Übernahmen oder den Aufbau neuer, innovativer Geschäftsfelder hegen.
Kostentransparenz und finanzielle Verantwortlichkeit
Bei den Kosten von Cloud-Services geht es vor allem ums Kostenmanagement respektive um die Disziplin der «Financial Operations» (FinOps). Hier dreht sich alles um Praktiken, Prozesse und Tools, um die finanziellen Aspekte der Cloud-Nutzung zu verstehen und zu verbessern. Ziel ist es, Transparenz und Kontrolle über die Ausgaben von Cloud-Ressourcen herzustellen, dabei die Nutzung zu optimieren und die Kosten im Blick zu halten. Dazu müssen IT, Finanzen, Betrieb, Business und je nachdem auch Rechtsverantwortliche in Unternehmen eng zusammenarbeiten. In regelmässigen Treffen werden gemeinsam Budgets für Ausgaben erstellt und überwacht, Einsparungspotenziale identifiziert und Kosten auf Projekte und Teams korrekt zugewiesen.
Neben den aktuellen Ausgaben müssen auch zu erwartende Kosten in die Rechnung miteinbezogen werden – etwa solche, die für die Entwicklung neuer Geschäftszweite nötig werden. So müssen zum Beispiel für neue Angebote die dafür nötigen Hard- und Software-Kosten veranschlagt und dazu auch Leistungen für Weiterentwicklungen der Produkte miteinberechnet werden. Eine gute Cloud-Governance, welche neben rechtlichen Aspekten, Datensicherheit und Risikokontrolle auch das Kostenmanagement inklusive eines realistischen Blicks auf die Infrastrukturkosten miteinbezieht, ist dafür zwingend. Software-Tools fürs Kostenmanagement können dabei hilfreich sein. Ebenso wichtig ist aber der genaue Blick auf Projekte und Prozesse. Denn ohne Kostentransparenz kann intern auch kein Verständnis für Innovationsförderung erwartet werden.
- Kostentransparenz: Durch das Analysieren und Beobachten der Kosten unerwartete Kostensteigerungen und Budgetüberschreitungen vermeiden
- Finanzielle Verantwortlichkeit: Kosten auf einzelne Teams oder Projekte zuweisen, um Verantwortlichkeit zu fördern
- Kostenoptimierung: ineffiziente Ressourcennutzungen vermeiden und Implementierung von Massnahmen zur Kostenoptimierung identifizierten
- Skalierbarkeit: Cloud-Kosten sollen im Einklang mit dem Wachstum des Unternehmens stehen und skalieren