Rechtlich ist der Fall klar: Schweizer Unternehmen müssen innert sechs Monaten nach dem Geschäftsabschluss ihre ordentliche Generalversammlung (GV) durchführen. Bis anhin wurde sie physisch abgehalten, denn die Mitwirkungsrechte der Aktionärinnen und Aktionäre müssen ausgeübt werden, und für Beschlussfassungen wird ihre physische Präsenz, die ihrer persönlichen Vertreterinnen und Vertreter oder der unabhängigen Stimmrechtsvertreterinnen und -vertreter verlangt.
Dann kam das Coronavirus und mit ihm die GV via Internet, weil Massenversammlungen während der Corona-Pandemie nicht mehr erlaubt waren. Unternehmen haben auf die neue Situation rasch reagiert – und offensichtlich auch Gefallen an der digitalen GV gefunden. Denn damit lassen sich auch Kosten sparen, beispielsweise für die Miete einer geeigneten Lokalität und das Catering. Doch nicht alle Shareholder finden daran Gefallen.
Mix aus zwei Welten
Ein Kompromiss könnte die hybride GV sein, also eine Mischform aus physischer und digitaler Präsenz. Die rechtliche Basis dazu ist das neue Aktienrecht, das am 1. Januar 2023 in Kraft tritt. Dieses regelt unter anderem die Durchführung der Generalversammlung neu.
Dabei gibt es jedoch einiges zu beachten. «Wichtig ist etwa das Unmittelbarkeitsprinzip», betont Arturo Devigus. Dieses Prinzip fordert, so der Gründer und Geschäftsführer des Shareholder-Services-Dienstleisters Devigus Engineering, «dass alle physisch sowie online teilnehmenden Aktionärinnen und Aktionäre latenzfrei – also zeitverzugslos – stets dasselbe Generalversammlungserlebnis in Bild und Ton haben müssen und damit auch identische Mitwirkungsmöglichkeiten».
Die Mischform aus physischer und digitaler Präsenz ist ein weiterer Lösungsansatz für Generalversammlungen.
Dies betreffe das Verfolgen aller Voten und Präsentationen, die physisch stattfinden, ebenso wie diejenigen Anträge und Voten, die durch eine online teilnehmende Aktionärin oder einen online teilnehmenden Aktionär erfolgen. Und zwar völlig unabhängig davon, ob ein Votum aus dem Saal oder von einem Online-Teilnehmer oder einer Online-Teilnehmerin erfolgt. Devigus: «Alle Aktionärinnen und Aktionäre müssen stets und unmittelbar alles mitverfolgen und teilnehmen können. Dies bis hin zur latenzfreien Live-Abstimmung über die einzelnen Traktanden.»
Noch in der Kinderschuhen
Doch die rein virtuelle GV wird wohl kaum rasch eingeführt, denn die meisten Unternehmen müssen die Möglichkeit der virtuellen Generalversammlungen erst noch in den Statuten festlegen. So muss der Verwaltungsrat unter anderem sicherstellen, dass die Identität der Online-Teilnehmenden feststeht, die Voten in der GV unmittelbar übertragen werden, alle Teilnehmenden Anträge stellen und sich an der Diskussion beteiligen können und dass das Abstimmungsergebnis nicht verfälscht werden kann. Arturo Devigus: «Vereinfacht ausgedrückt ist dies faktisch eine Gesamtverantwortung des Verwaltungsrates, um eine nicht anfechtbare Generalversammlung zu garantieren.»
Eine Mischform aus physischer und digitaler Präsenz: Was für die Umsetzung einfach klingt, ist jedoch äusserst anforderungsreich. Denn dies bedingt innovative Lösungen für elektronische Eintrittskarten, Versammlungen mit mehreren Versammlungsorten, sichere Online-Votanten-Schalter, zukünftig elektronische Einladung bis hin zur Live-Teilnahme an der Generalversammlung mit sicherer Stimmabgabe.
Sicherheit geht vor
Als Erstes muss der Dienstleister zur GV-Durchführung nachweisen, wie sichergestellt wird, dass die teilnehmenden Aktionäre sicher identifiziert werden können. Hierzu setzt etwa die Devigus Engineering AG ein mehrstufiges Authentifikationsprozedere ein, welches je nach Form der Teilnahme an der GV und der vom Verwaltungsrat geforderten Sicherheit entsprechend höhere Anforderungen stellt.
«Hier ist es wichtig, den Spagat zwischen Nutzbarkeit und Sicherheit zu finden», sagt Devigus. «So soll es für die unkomplizierte Stimmabgabe im Vorfeld der Generalversammlung nach wie vor möglich sein, sich mittels des durch uns eingeführten Zugangscodes durch simples Scannen des zugestellten QR-Codes seine Weisungen abgeben zu können.»
Es ist wichtig, den Spagat zwischen Nutzbarkeit und Sicherheit zu finden.
Für die Online-Teilnahme mit der Möglichkeit, an der Generalversammlung live abstimmen zu können, wird hingegen zusätzlich mindestens eine verifizierte E-Mail-Adresse und eine verifizierte Handynummer mit optional einem weiteren Authentisierungsmechanismus verwendet. Um Missbräuchen vorzubeugen, müssen sich Votanten einem zusätzlichen Identifikationsschritt unterziehen, etwa einer Eins-zu-eins-Video-Identifikation.
Arturo Devigus rechnet damit, dass die Unternehmen mit Pflicht zur GV-Durchführung darauf hinarbeiten, die Statuten nächstes Jahr zu ändern, damit dann ab 2024 rein virtuelle oder hybride Generalversammlungen stattfinden können. Bis man von zu Hause aus bequem im Pyjama an der GV teilnehmen kann, dürfte nicht eine Frage des Ob, sondern lediglich eine Frage des Wann sein.
Die Firma
Die Devigus Engineering AG mit Sitz in Rotkreuz bei Zug steht für intelligente Aktienregisterführung sowie die professionelle Vorbereitung und Durchführung von Generalversammlungen. Mit über 40 Kunden, davon 9 aus dem SMI, und über 1 Million verwalteten Aktionärinnen und Aktionären ist sie der führende Shareholder-Services-Anbieter in der Schweiz.
Eine Mischform aus physischer und digitaler Präsenz: Was für die Umsetzung einfach klingt, ist jedoch äusserst anforderungsreich. Denn dies bedingt innovative Lösungen für elektronische Eintrittskarten, Versammlungen mit mehreren Versammlungsorten, sichere Online-Votanten-Schalter, zukünftig elektronische Einladung bis hin zur Live-Teilnahme an der Generalversammlung mit sicherer Stimmabgabe.
Sicherheit geht vor
Als Erstes muss der Dienstleister zur GV-Durchführung nachweisen, wie sichergestellt wird, dass die teilnehmenden Aktionäre sicher identifiziert werden können. Hierzu setzt etwa die Devigus Engineering AG ein mehrstufiges Authentifikationsprozedere ein, welches je nach Form der Teilnahme an der GV und der vom Verwaltungsrat geforderten Sicherheit entsprechend höhere Anforderungen stellt.
«Hier ist es wichtig, den Spagat zwischen Nutzbarkeit und Sicherheit zu finden», sagt Devigus. «So soll es für die unkomplizierte Stimmabgabe im Vorfeld der Generalversammlung nach wie vor möglich sein, sich mittels des durch uns eingeführten Zugangscodes durch simples Scannen des zugestellten QR-Codes seine Weisungen abgeben zu können.»
Für die Online-Teilnahme mit der Möglichkeit, an der Generalversammlung live abstimmen zu können, wird hingegen zusätzlich mindestens eine verifizierte E-Mail-Adresse und eine verifizierte Handynummer mit optional einem weiteren Authentisierungsmechanismus verwendet. Um Missbräuchen vorzubeugen, müssen sich Votanten einem zusätzlichen Identifikationsschritt unterziehen, etwa einer Eins-zu-eins-Video-Identifikation.
Arturo Devigus rechnet damit, dass die Unternehmen mit Pflicht zur GV-Durchführung darauf hinarbeiten, die Statuten nächstes Jahr zu ändern, damit dann ab 2024 rein virtuelle oder hybride Generalversammlungen stattfinden können. Bis man von zu Hause aus bequem im Pyjama an der GV teilnehmen kann, dürfte nicht eine Frage des Ob, sondern lediglich eine Frage des Wann sein.
Nachgefragt bei Arturo Devigus
«Wir müssen proaktive Vorkehrungen treffen»
Sind Sie technisch bereits in der Lage, hybride Generalversammlungen durchzuführen?
Ja. Wir haben kürzlich an unserem Kundenanlass im KKL Luzern die erste Live-Hybrid-GV der Schweiz mit physisch und gleichzeitig online Teilnehmenden inklusive simultaner Übersetzung erfolgreich abgewickelt.
Wie stellen Sie die korrekte Durchführung einer hybriden GV sicher?
Die Vorbereitungsarbeiten sind umfangreich und dürfen keinesfalls unterschätzt werden. Basis bildet unsere zertifizierte und ausfallsichere IT-Infrastruktur. Dank dem Betrieb der durch unsere In-House-Software-Entwicklung bereitgestellten Systeme in redundanten Rechenzentren in der Schweiz sind hybride oder auch rein virtuelle Generalversammlungen sicher abzuwickeln. Dies sowohl aus IT- als auch aus rechtlicher Sicht.
Was ist das Innovative an Ihrer digitalen Infrastruktur für hybride GV?
Bei der digitalen Umsetzung sind verschiedene Aspekte und vor allem das perfekte Zusammenspiel aller Komponenten entscheidend. So sind die aus der Welt der physischen Generalversammlung bekannten Arten der Verwendung der Aktionärsstimmen auch für den online teilnehmenden Aktionär ohne Abstriche anzubieten. Die latenzfreie Übertragung und Mitwirkung des Aktionärs kann in Bezug auf den Innovationsgrad sicher besonders hervorgehoben werden.
Gibt es bei rein digitalen oder hybriden Generalversammlung neue Risiken?
Ja. Treten technische Probleme auf, die im Verantwortungsbereich der Gesellschaft liegen, die Generalversammlung nicht ordnungsgemäss durchgeführt werden kann, wobei die nicht ordnungsgemässe Durchführung eine Folge der technischen Probleme ist, und schliesslich der Beschluss ohne die technischen Probleme anders ausgefallen wäre, so ist die Generalversammlung zu wiederholen. Demnach ist es auch zentral, die Frage nach den «technischen Problemen» sorgfältig anzugehen.
Haben Sie ein Beispiel?
Es leuchtet jedem sofort ein, dass eine Aktionärin oder ein Aktionär, die oder der infolge eines leeren Akkus nicht ordnungsgemäss an der Generalversammlung teilnehmen kann, in Bezug auf die Verantwortung und Konsequenzen anders einzuordnen ist als jemand, die oder der infolge eines grossflächigen Ausfalls eines Telekomanbieters nicht partizipieren kann, oder falls infolge eines Ausfalls der gesamten Internetplattform des Providers eine Teilnahme an der GV nicht möglich sein sollte.
Wie sieht es mit Haftungsfragen aus?
Probleme beim beauftragten Provider sind der Gesellschaft zuzuordnen. Deshalb ist es auch unser Verständnis, dass wir als Provider eine ganze Reihe zusätzlicher Vorkehrungen treffen müssen. Diesem Aspekt kommt aus Haftungsfragen eine entscheidende Bedeutung zu.
Macht es Sinn, eine hybride GV anzubieten, oder sollte nicht gleich ganz auf die digitale Form gewechselt werden?
Diese Frage wurde an unserer Podiumsdiskussion nach der Abwicklung der ersten hybriden Live-GV von mehreren Podiumsteilnehmenden in der Tat gestellt. Denn der Aufwand, gleichzeitig eine physische und eine virtuelle Teilnahmeform anzubieten, darf nicht unterschätzt werden. Deshalb könnte aus Sicht der Gesellschaft die rein virtuelle Generalversammlung aus Effizienzgründen die präferierte Variante sein. Dennoch dürfen die Anliegen der Aktionärinnen und Aktionäre oder auch Ansprüche der Gesellschaft, weiterhin eine physische Versammlung anzubieten, nicht ausser Acht gelassen werden.
Arturo Devigus, Devigus Engineering AG.