Jede Einzelfirma ist selbstständig, aber nicht jede oder jeder Selbstständige ist auch eine Einzelfirma. Einen steuerlichen Unterschied gibt es zwischen den beiden Gruppen allerdings nicht – beide füllen die normale Steuererklärung aus, wie alle anderen Angestellten auch. Im Gegensatz zum Lohn wird bei Selbstständigen allerdings der Reingewinn versteuert.

Lohnt es sich für eine Einzelfirma, das Auto über das Geschäft zu versteuern? In den meisten Fällen lohnt es sich, das Auto übers Geschäft abzuwickeln – insbesondere dann, wenn Gewinne erzielt werden, weil so abzugsfähige Aufwände generiert werden.

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Wenn das Auto über das Geschäft läuft, können dann trotzdem die Kosten für den Arbeitsweg geltend gemacht werden? Nein, das ist nicht möglich. Die Steuerbehörde geht davon aus, dass das Geschäftsauto auch privat genutzt wird, beispielsweise für Einkäufe oder Ausflüge. Falls das Auto wirklich nur geschäftlich genutzt wird, muss ein Fahrtenbuch geführt werden, um dies effektiv nachweisen zu können.

Wie können, ausser mit der 3. Säule, die Steuern optimiert werden? Beispielsweise mit einem Einkauf in die 2. Säule, indem man sich freiwillig einer Vorsorgestiftung anschliesst. Für Selbstständige ist die 2. Säule nicht zwingend, aber steuerlich lohnt es sich durchaus. Des Weiteren gibt es die üblichen Abzüge wie Spenden an gemeinnützige Organisationen und Parteien im Inland, Kosten für Liegenschaftsunterhalt bei Wohneigentum, Unterstützungsabzug, Unterhaltsbeiträge, Krankheits- und Unfallkosten inklusive Zahnarztkosten (sofern sie 5 Prozent des Nettoeinkommens übersteigen) oder berufsorientierte Aus- und Weiterbildungskosten.

Wenn man neben einer selbstständigen Tätigkeit im Haupterwerb noch wenige Prozente in einem anderen Unternehmen angestellt ist, wie ist das mit der 3. Säule? Welcher steuerfreie Betrag gilt? Es ist relevant, ob beim kleinen Pensum die BVG-Eintrittsschwelle erreicht ist. Das ist der Fall bei einem Jahreslohn von 22 050 Franken (Stand 2023). Wird diese Eintrittsschwelle erreicht, werden die Personen BVG-pflichtig. Damit sind sie einer Pensionskasse angeschlossen und können im Jahr 2023 maximal 7056 Franken in die 3. Säule einbezahlen. Wird die Eintrittsschwelle nicht erreicht, beträgt im Jahr 2023 der Maximalbetrag 35 280 Franken (respektive maximal 20 Prozent des Nettoerwerbseinkommens).

Kann die Einzahlung in die 3. Säule als Geschäftsaufwand verbucht werden? Nein, das ist ein privater Aufwand. Auch wenn die Einzahlung über das Geschäftskonto getätigt wird, muss die Zahlung anschliessend über das Privatkonto gebucht werden.

Wann bin ich als Einzelunternehmer buchführungspflichtig? Doppelte Buchhaltung ist im Gesetz ab einem Umsatz von 500 000 Franken pro Jahr vorgeschrieben. Bei tieferen Zahlen reicht im Prinzip eine einfache Milchbüechli-Rechnung, in der einfach die Einnahmen und Ausgaben ausgewiesen werden. Wer allerdings Umsätze von mehr als 100 000 Franken pro Jahr erzielt, muss Mehrwertsteuer bezahlen. Darum ist es zu empfehlen, schon ab diesem Betrag doppelt Buch zu führen und die Mehrwertsteuer detailliert nachzuweisen.

Angestellte können einige Pauschalabzüge beispielsweise für Verpflegung, Kleidung und öffentlichen Verkehr vornehmen. Haben Selbstständige auch solche Pauschalmöglichkeiten? Nein. Das wäre nur möglich, wenn ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt. Das bedeutet, dass ein solches erstellt und beim Steueramt eingereicht wird. Es wird überprüft, ob das Reglement im Hinblick auf die Tätigkeit der Einzelfirma plausibel ist. Das Spesenreglement gilt jedoch nur für die Angestellten, nicht aber für Inhaberinnen und Inhaber der Einzelfirma. Diese können nur effektive Kosten geltend machen.

Wie kann eine Einzelunternehmerin noch Steuern optimieren? In steuerlicher Sicht sind es insbesondere die Einkäufe in die 2. und 3. Säule. Ansonsten findet alles in der Buchhaltung statt. Man sollte die Buchhaltung so optimieren, dass keine Aufwände vergessen werden (wie Essensspesen). Auch Abschreibungen oder das Bilden stiller Reserven stellen einen Hebel dar. Falls gewisse Abzüge nicht akzeptiert werden, meldet sich das Steueramt. Aber Vorsicht: Ziehen Sie nichts ab, das nicht legal ist. Ein Beispiel: Bussen aus dem Strassenverkehr. Diese können definitiv nicht als Geschäftsaufwand verbucht werden, im Gegenteil. Falls das gemacht wird, macht man sich der Urkundenfälschung strafbar, da der Jahresabschluss als Urkunde gilt.

 

Die Inhalte entstanden bei einer Beratung von Sandra Maurer, Treuhänderin und Expertin im «Beobachter»-Beratungszentrum.