Das Kongress- und Eventzentrum Trafo Baden interessiert sich seit Jahren für das Buchungsverhalten ihrer Kundschaft und dafür, was die grossen Aufgaben der verantwortlichen Projektleiterinnen sind. Geschäftsleiter Reto Leder und sein Team versuchen zu verstehen, wie Assistentinnen bei der Eventplanung vorgehen, um ihnen dabei bestmöglich zur Seite stehen zu können.
Dazu wurden mehrere Umfragen durchgeführt. Zu solchen Erhebungen reichen häufig einfache Fragen, denn die Antworten geben klare Hinweise darauf, wie gearbeitet wird. So geschehen mit zwei Fragen: zu den grössten Herausforderungen und dazu, wo man am meisten Zeit für die Eventplanung benötigt. Die Umfragen fanden im Herbst 2023 per Surveymonkey statt; rund 200 Assistentinnen und Assistenten haben sich daran beteiligt.
Einigkeit herrscht unter anderem darüber, dass die Budgetierung sehr anspruchsvoll ist, auch weil seit der Pandemie die No-Show-Raten massiv gestiegen sind. Das bedeutet zum Beispiel, dass das Catering für zu viele Personen gebucht wurde oder dass bei Events mit Eintrittskosten die Ausgaben wie budgetiert, aber die Einnahmen geringer als geplant sind. No-Shows beeinflussen einen Event auch emotional, da die Stimmung in einem halb leeren Saal weniger gut ist als bei einer ausverkauften Veranstaltung.
Befürchtungen haben viele Assistentinnen aber weniger wegen des Programmablaufs oder der hoffentlich zufriedenen Besucher und Besucherinnen, sondern eher wegen der Frage, ob bei extern eingekauften Leistungen – Material, Dekoration, Referenten – die Lieferfristen und die angedachten Qualitätsstandards eingehalten werden.
