Eventmanagement ist eine abwechslungsreiche, aber komplexe Aufgabe und es geht nicht nur um Gäste, Budgets oder Menüs. Eine Veranstaltung kann designt werden, von der ersten Idee über Marketingziele und den Investitionsrahmen bis hin zu Nachfolgeaktionen. Letztlich wollen alle Gastgeber mit ihren Events etwas auslösen, Wissen transferieren oder neue Zielgruppen erreichen.
Analoge Lernmethode
Hier greift die Methode Event Canvas, ein strategisches Management-Werkzeug für umfassende Planung. Die Praxis soll helfen, Tagungen oder Events zu entwickeln, die sich auf das Auslösen von Mehrwert für alle beteiligten Akteure fokussiert. Die Methode ist ein analoges System, um aus früheren Auftritten zu lernen, die Gegenwart zu organisieren und für die Zukunft zu planen.
Wichtig ist, dass sich nicht ein Projektleiter allein gute Dinge ausdenkt und die dann bucht, sondern dass ein Team aufgestellt wird, das zusammen in einem systematischen Prozess alle relevanten Werte findet. Gearbeitet wird in einem grossen Raum, an dessen Wände man «Canvases», also Leinwände oder einfach Grosspapiere, aufhängen kann, um darauf sehr visuell den Designprozess umzusetzen. 14 Felder bilden einen Rahmen, der das Ziel beschreibt und wie dieses den beteiligten Akteuren helfen wird, die Aufgabe zu erledigen, die Probleme zu lösen und alle Ziele zu erfüllen. Der Fokus liegt auf der Veränderung von Denken und Handeln der beteiligten Personen und wie die gesuchte Veranstaltung solche Veränderungen auslösen kann. Und mit Personen sind alle gemeint: Auftraggeber, Sponsoren und natürlich Gäste.
Interaktive Findungsprozesse
In Gruppenarbeit wird auf den Arbeitsblättern jedes relevante Element identifiziert. Natürlich soll der Prozess von einer Person geführt werden, das muss aber nicht der oder die Dienstälteste sein. Denn die Inputs kommen ja von allen und werden in Stichworten auf Haftnotizen an die Arbeitswand geklebt. Alle sehen jeden Input und können ihn kommentieren. Wie bei einem richtigen Brainstorming soll kein Gedanke unangebracht sein. Im Gegenteil, je mehr jedes Teammitglied «mitspinnt», desto grösser sind die Chancen, dass wirklich alle relevanten Faktoren identifiziert werden.
Ein solcher Prozess löst viel Kreativität aus. Aber die Methode deckt auch logistische Elemente ab, beispielsweise die finanziellen Ziele der Veranstaltung. Was bei diesem Vorgehen unbemerkt mitangeboten wird, ist eine Erlebnisreise für das Projektteam. Dieses findet sich durch die gemeinsame Arbeit und motiviert sich so aufgrund der Resultate. Nicht schlecht für die spätere operative Umsetzung.
Die erarbeiteten Erkenntnisse führen dann zu einem visuellen «Schlussresultat». Und dieses kann, mitsamt jeder Empfehlung, bildlich festgehalten werden. Mittels einer kostenlosen Smartphone-App kann die Gruppenarbeit dokumentiert und danach mit Texten oder sogar Kurzvideos ergänzt werden. Und das wiederum erlaubt, dass man dem auftragenden Kunden oder dem Vorgesetzten ganz pragmatisch vorführen kann, wie denn die Veranstaltung aussehen soll.