Cash Management: Teures Bargeldhandling

Optimierung der Kostenfaktoren

In der Schweiz sind noch immer viele Bancomaten mit viel zu hohen Bargeldbeständen ausgerüstet. Dieses Geld liegt viele Tage unproduktiv in den Systemen und verursacht dadurch Zinskosten. «Nicht zu viel und nicht zu wenig», lautet heute die Devise. Sicherheitsgedanken bei der Transportanzahl und falsche Kostenüberlegungen («lieber einen grossen Transport im Monat als vier kleinere») lassen die Kosten für das Bargeldhandling explodieren. Die Optimierung der Befüllungspolitik durch Anpassung der Bestände an den tatsächlichen Bedarf unter Berücksichtigung einer permanenten Verfügbarkeit würde Einsparungen von bis zu 30% erlauben.

Das Management des Bargeldumlaufs ist ein komplexer Prozess. Der zukünftige Erfolg im Finanzdienstleistungssegment hängt nach heutigen Erkenntnissen von der zielgruppenorientierten und schnellen Integration neuer Finanzdienstleistungen und der damit verbundenen Technologie ab. Die nötigen Restrukturierungsmassnahmen erfordern eine Optimierung der bestehenden Kostenfaktoren. Diese Aufgabe kann häufig nur durch die Reorganisation ganzer Prozessketten bewältigt werden.

Der Prozess der Bargeldversorgung bietet solche Einsparpotenziale. Der bisherige Ablauf der Befüllung von Geldautomaten, automatischen Kassentresoren, Cash-Recycling-Systemen und Bargeldkassen erfordert viel manuelle Arbeit, ist oft dezentral organisiert und verursacht deshalb hohe Kosten. Einzelne Teilschritte wie die Kontrolle des Füllstandes, die Koordination von Werttransportunternehmen sowie die Kassettenbefüllung und letztlich der Buchungsvorgang binden die Kapazitäten der Bankmitarbeiter. Hinzu kommen die unnötig hohen Kapitalbindungskosten durch die nicht bedarfsgerechten Bargeldbestände.

Intelligente Auswertung

Die einzelnen Schritte der Bargeldversorgung bieten eine Vielzahl von Optimierungsmöglichkeiten. So ist der Sicherheitsbestand der Bancomaten meistens nicht auf den individuellen Bargeldbedarf am jeweiligen Standort abgestimmt. Zu kurze oder fixe Befüllintervalle und ein grosser Sicherheitsaufwand das traditionelle Vorgehen mit Vieraugenprinzip, Bewaffnung und Panzerfahrzeugen wird in der Regel auch heute noch angewendet, obwohl bereits technisch ausgeklügelte Lösungen zur Verfügung stünden erhöhen die Transportkosten ebenso wie nicht optimal abgestimmte Transportrouten.

Moderne Cash-Management-Systeme basieren auf einer intelligenten Datenbankauswertung, welche die Cash-Management-Prozesse optimiert. Die Software reduziert die Kosten des Befüllprozesses durch die Abstimmung der Befüllmengen und der -intervalle jedes einzelnen Systems. Dabei werden neben den Verbrauchsdaten auch besondere Umstände wie Monatsende, Abend- und Sonntagsverkauf oder saisonale Schwankungen berücksichtigt. Die bedarfsgerechte Ausrichtung des Bargeldbestandes senkt Zins- sowie Transportkosten und reduziert Ressourcen. Das Institut gewinnt mehr Zeit, um sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren. Derzeit sind diverse Schweizer Finanzinstitute in Evaluation eines Cash-Management-Systems.

Sparpotenzial: 30 Millionen Franken

Eine europäische Bank mit 75 Filialen und 80 Bancomaten hatte die Aufgabe, die Kosten im Bargeldbereich zu senken. Die Analyse-Auswertungen zeigten auf, dass die Geldbestände in den Bancomaten auf den tatsächlichen Bedarf optimiert werden mussten. Zudem sollte eine Steigerung der Verfügbarkeit der Geräte sowie Kosten- und Aufwandminimierung hinsichtlich Transport, Zinsen und Personalaufwänden erreicht werden. Dies erforderte eine neue Definition des optimalen Bargeldversorgungsprozesses. Daraus folgte, dass diverse Schritte im bisherigen Prozess aufgehoben oder sogar ausgelagert werden mussten.

Strategisches Ziel war es, dass sich die Bank nur noch auf ihre Kernkompetenzen konzentriert und alle nicht wertschöpfenden Prozesse und Funktionen auslagert. Operativ wurde das Institut bei kritischen Ressourcen unabhängiger, und zwar bei tieferen Kosten und höheren Leistungen. Laut Projektleiter ist man heute wieder IT-Manager und nicht mehr IT-Betreiber.

Werden die Ergebnisse dieses Beispiels auf die Schweiz übertragen, lassen sich pro Bancomat Einsparungen von bis zu 6000 Fr. pro Jahr erzielen. Hochgerechnet auf den gesamten Schweizer Bancomatenbestand (derzeit rund 5300 Systeme) ergibt dies ein Sparpotential von rund 30 Mio Fr. Ein Sparpotenzial, das die Finanzinstitute ausschöpfen könnten, ohne ihre Dienstleistungen gegenüber dem Kunden zu verringern.

Transaktionsbasiertes Modell

In Europa ist neben dem Einsatz von Analysetools ein weiterer Trend erkennbar: Diverse Finanzinstitute gehen noch einen Schritt weiter und lagern gleich das ganze Bargeldhandling aus. So kann zum Beispiel die gesamte Prozesskette von der Systemüberwachung bis zur Steuerung der Geldtransporte gesamtverantwortlich übernommen werden. Dadurch wird innerhalb des Finanzinstitutes der für die Befüllung erforderliche zeitliche Aufwand weiter gesenkt und gleichzeitig die Verfügbarkeit der Bancomaten erhöht.

Alle für diese Aktivitäten notwendigen Teilschritte werden optimal nach Kosten, Zeit und Qualität aufeinander abgestimmt, zentral von Spezialisten des Outsourcingpartners gesteuert und kontrolliert. Alle für die Optimierung wichtigen Daten werden dabei periodisch an den Analyzer gemeldet. Daraus werden Befüllvorschläge erarbeitet und die vereinbarten Service Level Agreements (SLA) über die gesamte Prozesskette überwacht. Bei Bedarf kann sogar die ganze Betriebsführung der Systeme ausgelagert werden, wobei das Finanzinstitut nur noch für die Kosten der effektiven Transaktionen aufkommen muss, das heisst, dass konsequent ein transaktionsbasiertes Modell angewendet wird.

Prognosen, dass das Bargeld mit der Einführung des bargeldlosen Zahlungsverkehrs dramatisch zurückgehen werde, haben sich nicht bewahrheitet. Im Gegenteil, heute gehen viele Fachleute davon aus, dass sich die Menge des Bargeldes weiter erhöht. Bargeld ist heute weltweit das bevorzugte Zahlungsmittel über 50% aller Zahlungen erfolgen mit Banknoten und Münzen.