Die neuen Kommunikationstechnologien haben die Arbeitswelt verändert. Mitarbeitende arbeiten heute über Ländergrenzen hinweg gemeinsam an Projekten, kommunizieren in Echtzeit via Videokonferenzen, bearbeiten gleichzeitig Dokumente und tauschen mit Kunden oder Partnern wichtige Geschäftsinformationen aus. Collaboration-Tools unterstützen die ortsunabhängige Zusammenarbeit. Entscheidend ist, dass Unternehmen dabei auf Lösungen setzen, die auch die nötige Sicherheit bieten und den Administrationsaufwand gering halten.

Collaboration-Tools vereinfachen die Projektarbeit

Egal ob sich die Kollegen gerade im Büro, auf Geschäftsreise oder im Home-Office befinden: Projekte und alltägliche Aufgaben wollen im Team gelöst werden. Collaboration-Lösungen wie SharePoint Online bieten hierzu vielfältige Möglichkeiten. So können verschiedene Personen gleichzeitig an Dokumenten arbeiten und schnell miteinander in Kontakt treten, zum Beispiel um den Stand eines Projekts zu diskutieren oder Dokumente zu verabschieden. Der Austausch findet über Instant Messaging, Videokonferenzen oder Blog-Funktionen statt. Ausserdem können die Mitarbeitenden gemeinsam auf Kontakte, Kalender und Aufgaben zugreifen. Das vereinfacht die standortübergreifende Zusammenarbeit, steigert die Produktivität und senkt die Reisekosten.

 

Social Intranet: Kollaboration statt Information

Soziale Netzwerke wie Facebook, Twitter & Co. haben digitale Kommunikation zur Selbstverständlichkeit gemacht. Viele Mitarbeitende wollen diese technologischen Möglichkeiten auch am Arbeitsplatz nutzen. Austausch und Kommunikation stehen daher auch im Mittelpunkt des modernen Intranets. Ging es früher vornehmlich darum, Unternehmensinformationen möglichst effektiv zu verteilen, soll ein Intranet heute die Mitarbeitenden auch bei ihren operativen Tätigkeiten unterstützen und zudem ein Gefühl der Zusammengehörigkeit aufbauen. Daher werden Inhalte im „Social Intranet“ nicht zentral durch eine Redaktion, sondern auch durch die Nutzer produziert und verbreitet. Aus einseitiger Kommunikation wird vernetzte Kollaboration. Wichtige Instrumente sind dabei Wikis, Chats oder Blogs, über die sich Mitarbeitenden einfach austauschen können, sowie Social Profiles, die die Suche nach Experten im Unternehmen erleichtern.

Integrierte und flexible Kommunikationsinfrastruktur

Gerade kleinere und mittlere Unternehmen sollten darauf achten, dass sich die Lösung gut in bestehende Systeme integrieren lässt. Firmen, die überwiegend mit Microsoft-Produkten arbeiten, sollten einen Blick auf SharePoint Online werfen. Das Tool kann dann direkt aus anderen Anwendungen genutzt werden, zum Beispiel um Dateien aus E-Mails bequem per Drag & Drop in SharePoint abzulegen. Zudem ist die Plattform für Anwender einfach zu bedienen, da diese mit ähnlichen Benutzeroberflächen aus Microsoft Office oder dem Internet Explorer vertraut sind.

Zusammenarbeit mit externen Partnern – einfach und sicher

Im Geschäftsalltag müssen Unternehmen Dokumente häufig mit externen Partnern und Kunden austauschen. Das ist mit Risiken verbunden, wenn zum Beispiel sensible Daten an externe E-Mail-Systeme übermittelt werden, deren Sicherheitsstufe nicht transparent ist. Dem Partner Zugang zur eigenen Umgebung zu gewähren, ist meist keine Alternative: Die Kosten für Einrichtung, Lizenzierung und Administration eines direkten Zugriffs sind angesichts überschaubarer Projektlaufzeiten unverhältnismässig hoch. Um kostengünstige und dennoch sichere Umgebungen für den Dokumentenaustausch zu realisieren, bietet sich die Verwendung von darauf ausgelegten Tools an. Unternehmen können mit deren Hilfe Partnern und Kunden kontrollierten Zugriff auf Dokumente gewähren, gemeinsam daran arbeiten und sich darauf verlassen, dass die Daten durch Sicherheitsfunktionen und flexible Berechtigungen geschützt sind.

Überzeugt von den Vorteilen der Zusammenarbeit mit externen Partnern ist beispielsweise inVersa, eine Schweizer Treuhand- und Unternehmensberatungsgesellschaft. Der Geschäftsführer Ivo Husi erklärt die Entscheidung für ein Collaboration-Tool so: «SharePoint Online ist ideal, um Informationen und Daten in Mandaten zu strukturieren und sicher an externe Partner weiterzugeben.»

Mehr Flexibilität durch Cloud Computing

Mit den richtigen Collaboration-Tools sind Unternehmen gerüstet für die moderne Arbeitswelt. Die Mitarbeitenden sind besser vernetzt und arbeiten effektiver zusammen. Cloud-Lösungen, die online in einer gehosteten Umgebung bereitstehen, bieten zudem den Vorteil, dass der Aufwand für Installation und Verwaltung gering ist und man flexibel auf Veränderungen reagieren kann – ein Vorteil gerade für kleine und mittelständische Unternehmen.

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* Bianca End, Small & Medium Business & Distribution Lead, Microsoft Schweiz GmbH