PERSONALÜBERNAHME IM FACILITY MANAGEMENT. Die Einteilung in Kern- und Nebenprozesse – und damit verbunden die Frage der internen oder externen Leistungserbringung – ist eine klassische Führungsaufgabe. Im Rahmen der Prozessgestaltung kommt es daher im Unternehmen auch immer wieder zu Anpassungen der Organisation. Der stärkere Ruf nach Effektivität und Effizienz führt zur Konzentration auf das Kerngeschäft und zur vermehrten Auslagerung der Nebenprozesse an Spezialisten, die ihrerseits genau diese Nebenprozesse als ihre Kernkompetenz anbieten. Im Bereich Facility Management (FM) ist seit einigen Jahren ein deutlicher Auslagerungstrend feststellbar. Der FM-Markt wächst gemäss einer aktuellen Studie der ETH Zürich mindestens 5% pro Jahr.
Das Gesetz regelt teilweise
Was geschieht mit dem Personal, wenn der Arbeitgeber die intern erbrachten Leistungen dem FM-Provider überträgt? Sind ganze Betriebsteile und Belegschaften davon betroffen, ist der Übergang des Arbeitsverhältnisses gesetzlich geregelt (OR 333 F.). Ist der Mitarbeitende einverstanden, geht das Arbeitsverhältnis für die Dauer eines Jahres mit allen Rechten und Pflichten an den Erwerber über. Werden Teilleistungen ausgelagert, erfolgt die Personalübernahme beziehungsweise die Anstellung beim FM-Provider auf gegenseitig freiwilliger Basis. Eine in der Praxis oft gewählte Lösung: Für FM-Provider und Unternehmen sind die bestehenden Mitarbeitenden wertvolle Know-how-Träger, die zur Qualitätssicherung beitragen. Das Stellenangebot des FM-Providers vermittelt dem Mitarbeitenden das Gefühl von Sicherheit und bietet ihm zudem neue Entwicklungsmöglichkeiten. Objektiv betrachtet ist die Personalübernahme, gesetzlich vorgeschrieben oder freiwillig, für die Beteiligten vorteilhaft. Trotzdem sind auf Seiten des Personals am Anfang eine grosse Verunsicherung sowie eine Ungewissheit über die Zukunft und Ablehnung gegenüber der Veränderung feststellbar. Denn mit der Mandatsübernahme wird der FM-Provider die Aufgaben und Leistungen zum Nutzen des Kunden neu strukturieren wollen. Teamzusammensetzung, Aufgabenteilung und Anforderungskriterien können ändern. Personalübernahmen werfen also viele Fragen auf, je nachdem sind zahlreiche Mitarbeitende involviert und unterschiedliche Interessen im Spiel. Umso wichtiger ist es, die Mitarbeitenden durch diese heikle Phase hindurch professionell zu begleiten. Die Verantwortung für die Implementierung der Leistungen liegt beim FM-Provider. Er ist somit auch zuständig für alle Belange, die mit dem Personal zusammenhängen, für die Informationspolitik und die gesamte Personaladministration. Axima, ein von der Gebäudetechnik her kommender FM-Dienstleister, setzt bei Personalübernahmen auf einen Fünf-Punkte-Plan: 1. Vorbereiten, 2. Informieren, 3. Evaluieren, 4. Integrieren, 5. Laufbahnplanung. Das Unternehmen hat mit diesem Vorgehen Personal von Ciba, Hewlett-Packard, Industriepark Altenrhein, Nestlé, Ringier Print Zofingen und andere erfolgreich in die eigene FM-Organisation integriert. Nachdem über den anstehenden Arbeitgeberwechsel informiert wurde, beginnt oft eine emotionale Berg-und-Tal-Fahrt bei Vorgesetzten und Mitarbeitenden. Elisabeth Santo, Personalfachfrau bei Axima, kennt aus zahlreichen Gesprächen mit Mitarbeitenden deren Ängste und Sorgen: «Befürchtungen, den Arbeitsplatz zu verlieren, Unverständnis gegenüber dem Entscheid, Trotz oder Niedergeschlagenheit sind Reaktionen, auf die wir vorbereitet sind.» Wichtig sei insbesondere, die Informationspolitik und den zeitlichen Ablauf der Information an die Mitarbeitenden mit dem Kunden abzustimmen. Elisabeth Santo: «Transparenz ist wichtig. Die Leute müssen die Gründe des Entscheids nachvollziehen können und Antworten auf ihre Fragen erhalten.» Nur so ist es möglich, Vertrauen aufzubauen und eine gute Basis für die künftige Zusammenarbeit zu legen, ist man bei Axima überzeugt. Anschliessend wird über die neuen Anstellungsbedingungen informiert, es finden Mitarbeiterqualifikationen statt, die Stellenbeschriebe werden erstellt, die Zielsetzungen jedes einzelnen Mitarbeiters festgehalten. Um die Integration zu erleichtern, werden Einarbeitungspläne zur Verfügung gestellt und Einführungstage organisiert.Bei Ringier Print Zofingen AG (RPZ) hat man sich für den Implementierungsprozess vier Monate Zeit genommen. Das grösste Druckzentrum der Schweiz fällte dieses Jahr den Entscheid, die früher durch die Abteilung Interne Dienste erbrachten Leistungen auszulagern. Seit Dezember tragen die ehemaligen RPZ-Mitarbeiter nun Axima-Arbeitskleidungen. Ein Entscheid, der auf strategischen Überlegungen beruhe und nichts mit der Qualität der geleisteten Arbeit zu tun habe, macht Rudolf Lisibach, Geschäftsführer, deutlich.
Berufliche Chancen nutzen
Die positive Wirkung der aktiven Prozesssteuerung zeigt sich auch am folgenden Beispiel: Mit dem Verkauf des Industrie- und Gewerbeparks Altenrhein hat die Besitzerin, der Schindler Konzern, einen neuen Arbeitgeber für das bestehende FM-Team gesucht. Am Anfang war vieles für die Mitarbeitenden der Schindler Technik unklar. Müssten Lohneinbussen in Kauf genommen werden? Welche fachlichen Ansprüche würde der neue Arbeitgeber stellen? Urs Rohner, früher Betriebselektriker bei Schindler Technik und ab dem neuem Jahr für Axima tätig: «Wir wurden sehr früh über den Entscheid und die Rechtsgrundlagen informiert. Axima hat uns von Anfang an in den Prozess mit einbezogen. Das war sehr hilfreich und hat Druck weggenommen.»