Keine dicken Ordner im Regal, kein Stapel Papiere auf dem Schreibtisch, die abgeheftet werden müssen. Das papierlose Büro steckt seit Jahren als Idee in den Köpfen genervter Büroarbeiter. Doch die Umsetzung war bisher vielen zu aufwendig und vor allem technisch zu kompliziert.

Durch Tablets und Smartphones ist der Weg, um komplett digital zu arbeiten, noch einmal deutlich erleichtert worden. Vor allem weil sich die neuesten Apps daran machen, auch grosse Bürogeräte, die ständig mit Papier gefüttert werden wollen, wie Scanner und Drucker, zu verdrängen.

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Mit Unmengen an Sendungen überschüttet

Die neuen Anwendungen versuchen zudem, das Papier-Problem an der Wurzel zu packen. Und zwar in einem ersten Schritt beim nicht endenwollenden Strom an täglicher Post. Auch wenn die E-Mails seit Ende der 1980er-Jahre schon viel Post in die digitale Welt geholt haben, wird jede Firma täglich mit Unmengen an Sendungen überschüttet.

Wer dieses Problem endgültig lösen will, sollte seine Post von externen Dienstleistern digitalisieren lassen. Der bekannteste Anbieter ist Dropscan. Über diesen Dienst wird die echte Post des jeweiligen Nutzers umgeleitet und durch die Mitarbeiter bei Dropscan digitalisiert und per E-Mail als durchsuchbares PDF-Dokument zugestellt.

Von überall zugreifen

«Der grosse Vorteil der Digitalisierung von Papierunterlagen aller Art liegt darin, dass man auf diese überall und jederzeit via PC, Tablet, Smartphone zugreifen kann», sagt Christian Schulte, Geschäftsführer bei Dropscan. Nach der Registrierung auf der Webseite des Unternehmens bekommt der Nutzer eine Postfach-Adresse, zu der er bei der Post einen Nachsendeauftrag hinterlegen kann.

So bleibt der eigene Briefkasten leer und sämtliche Post wandert in die persönliche Scanbox bei Dropscan. «Sobald Sendungen an Ihrer Scanbox-Adresse eingehen, werden Sie von uns per E-Mail benachrichtigt und Sie können dann per Mausklick in Ihrem Dropscan-Konto entscheiden, was mit den Sendungen passieren soll», so Schulte. «Sie können diese entweder von uns öffnen und scannen, kostenlos vernichten oder auf dem Postweg an sich weiterleiten lassen.»

Stift durch Smartpen ersetzen

Nach dem Scannen können sich die Nutzer ihre Daten aus dem Dropscan-Konto herunterladen oder sich per E-Mail zuschicken lassen. Auch die Schweizerische Post bietet mit der Swiss Post Box ein ähnliches Angebot. In den USA sorgt die Firma Outbox mit diesem System für Aufsehen.

Wenn die Post erst einmal digitalisiert ist, stellt sich aber die Frage, was mit den vielen handschriftlichen Notizen, Mitschriften oder anderen Dokumenten passieren soll, die jeden Tag produziert werden? Das wichtigste Werkzeug ist dabei eine App, die alle selbst per Hand erstellten Dokumente und Notizen digital sammeln kann. Die bekannteste Mäglichkeit dafür ist Evernote. In verschiedenen Notizbüchern können hier Dokumente, Fotos, Visitenkarten, Notizen, Audiodateien und Ähnliches sortiert und mit Schlagwörtern versehen werden.

Neben den Apps für Windows Phone, Android, Blackberry und iOS gibt es auch eine Verwaltungssoftware für Computer mit Windows und Mac. Zusätzlich gibt es die Erweiterung Evernote Web Clipper für alle gängigen Browser, um Inhalte oder ganze Webseiten sogar mit Markierungen und Notizen bequem speichern zu können. Zwischen allen Apps und Computern werden sämtliche Notizen synchronisiert, sodass auf jedem Gerät derselbe Datenbestand sichtbar ist.

Drahtlose Verbindung zu iPhone und iPad

Eine spannende Lösung, um handschriftliche Notizen zu digitalisieren, ist der Stift von Livescribe. Der Smartpen zeichnet das von Hand geschriebene Wort auf und digitalisiert es noch während des Schreibens. So müssen sich Stiftliebhaber nicht daran gewöhnen, ihre Gedanken mit einer Tastatur festzuhalten. Besonderes Extra: Der Stift funktioniert mit Minen aus Schweizer Produktion.

Durch die drahtlose Verbindung mit iPhone oder iPad können alle Notizen organisiert, durchsucht und sogar in Computertext umgewandelt werden. Auch die Synchronisation zu Evernote ist integriert. Der Smartpen 3 kostet 199 Franken und soll bald neben Apple-Geräten auch andere Plattformen unterstützen. Mit diesen und anderen Instrumenten (siehe Liste unten) lässt sich der Weg ins papierlose Büro anschieben. Und das ist auch dringend nötig.

Papierverbrauch um 40 Prozent gewachsen

Denn wie der Büroforscher Richard Harper in seinem Buch «Mythos Papierloses Büro» schreibt, hat sich der Papierverbrauch in Firmen seit Aufkommen der E-Mails um 40 Prozent erhöht. Der Grund liegt am häufigen Ausdrucken der elektronischen Post. Wer die Digitalisierung des Büros also nur zur Hälfte umsetzt, könnte das Gegenteil seines Wunsches nach Reduzierung des Papierverbrauchs erreichen.