Von der Umstellung im Schweizer Zahlungsverkehr sind alle und alles betroffen: von der Einzelperson bis zum Grossunternehmen, vom Einzahlungsschein bis zum Kontoauszug. Gerade den Schweizer KMU ist jedoch die Dringlichkeit der Umstellung noch nicht bewusst. Um die nötigen Anpassungen rechtzeitig vorzunehmen, muss das Thema aber so rasch als möglich angepackt werden.

Im März 2012 lanciert die EU das Projekt Sepa (Single Euro Payments Area), welches die weltweite Vereinheitlichung von bargeldlosen Zahlungen zum Ziel hat. Bereits im August 2014 wird das System in der EU, im Oktober 2016 dann auch in der Nicht-EU, inklusive der Schweiz, eingeführt. Sepa basiert auf einem neuen Standard: ISO 20022. Dieser neue internationale Standard für den elektronischen Datenaustausch in der Finanzbranche, der weltweit und insbesondere in Europa eine immer wichtigere Rolle einnimmt, gilt ab Juli 2018 als ISO 20022-CH auch in der Schweiz.

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Derzeit zwei Zahlungssysteme in der Schweiz

Derzeit gibt es in der Schweiz zwei Zahlungssysteme: das der Postfinance und jenes der Banken. Nun werden sie unter der Leitung von SIX Interbank Clearing grundlegend harmonisiert und gleichzeitig auf die neuen Standards ausgerichtet. Ziel der Harmonisierung ist es, die Effizienz im Zahlungsverkehr zu steigern, Fehler und Verzögerungen zu verhindern und so Kosten zu sparen. Die erhöhte Transparenz dient ausserdem der weltweiten Bekämpfung der Geldwäscherei sowie der Terrorismusfinanzierung. Als erstes Institut wird Postfinance den neuen Zahlungsstandard bereits per 1. Januar 2018 einführen und gibt also bei der Planung und Umsetzung der Umstellung den Takt an.

Der Zahlungsverkehr und somit ISO 20022 betrifft Finanzinstitute, Unternehmen und Kunden. Vom Endkunden bis zum Grossunternehmen sind deshalb alle Akteure der Schweizer Wirtschaft von dieser umfassenden Umstellung betroffen. Überweisungen, Lastschriften, Avisierung und Reporting, aber auch Einzahlungsscheine werden auf das neue System angepasst. Um mit der neuen Zahlungsnorm ISO 20022 arbeiten zu können, müssen Schweizer Unternehmen deshalb ihre Abläufe und ihre Software entsprechend aktualisieren. SIX plant, den Harmonisierungsprozess bis 2020 abzuschliessen. Spätestens dann müssen alle Formate vereinheitlicht sein, damit der Informationsaustausch reibungslos funktionieren kann.

Umstellung bietete Chancen auf Optmimierung

Software-Anbietern wie Sage kommt die Rolle des elementaren Bindeglieds zwischen Banken, Postfinance und Firmenkunden zu. Sie sind erste Ansprechpartner für Unternehmen und gehen aktiv auf ihre Kunden zu, um die Umstellung innerhalb des knapp bemessenen Zeitraums zu begleiten. Gemeinsam entwerfen sie einen Zeitplan, damit die Umstellung in den einzelnen KMU reibungslos vonstattengeht. Dabei sind sie von detaillierten Informationen und Fristen der Finanzdienstleister abhängig, damit sie die notwendigen Anpassungen in den Betrieben und der dort verwendeten Software rechtzeitig vornehmen können. Praxisbeispiele zeigen, dass die frühzeitige Implementierung der neuen Standards und der laufende Austausch zwischen KMU, Bank und Software-Anbietern am effizientesten zum Ziel führen.

Die Umstellung auf ISO 20022 ist gerade für KMU eine Herausforderung, bietet aber auch grosse Optimierungschancen für Unternehmen jeder Grösse. Durch die einheitlichen Zahlungssysteme können Erfassungsfehler, Rückfragen und Rückweisungen durch Banken verhindert und somit administrativer Aufwand verringert werden. Raphael Bättig, Projektleiter für ISO 20022 bei Sage, erklärt, dass die vereinheitlichten wirtschaftlichen Prozesse, beispielsweise das vereinfachte Cash-Management, die verbesserte Datenqualität oder diverse Automatisierungsmöglichkeiten, grosse Vorteile mit sich bringen. Durch die standardisierten Auftrags- und Statusmeldungen und die einheitliche Validierung von Zahlungen wird sowohl in der IT als auch in der Buchhaltung wertvolle Zeit gespart und die Effizienz gesteigert.

Software und Hardware müssen kompatibel sein

Um mit den neuen Standards arbeiten zu können, benötigen sowohl KMU als auch Grossunternehmen eine Buchhaltungs-Software, welche den neuen ISO- 20022-Standard unterstützt. Auch die eingesetzte Hardware muss gegebenenfalls aktualisiert werden. Der Softwarepartner und die interne IT-Abteilung sind deshalb bei der Umstellung der Abläufe erste Anlaufstellen.

Wichtig ist weiter, dass das KMU bei seiner Hausbank abklärt, inwieweit sie die neuen ISO20022-Formate unterstützt, wann die Migration geschehen wird und wie konkret vorgegangen werden muss. Sobald diese Informationen eingeholt sind, sollte man sich an die Planung und Budgetierung der Umstellung machen, damit alle Anpassungen rechtzeitig vollzogen werden können.

Wird die Software nicht rechtzeitig angepasst, so werden Unternehmen faktisch zahlungsunfähig. Die alten Formate können von den Banken schlicht nicht mehr verarbeitet werden. Im Fall der Postfinance erfolgt die Umstellung auf das neue Format bereits ab Januar 2018. Eine rechtzeitige Planung der Umstellung ist deshalb unbedingt nötig.

*Marc Ziegler ist Country Manager Sage Switzerland.