Unaufhaltsam mehren sich ablehnende und trügerische Ansichten, wenn es um Planung geht. In Verruf ist Planung einerseits durch das Missverständnis geraten, dass Konzepte unter dem Dachbegriff von «Agilität», wie Kanban oder Scrum, Planung ersetzen und überflüssig machen würden. Hartnäckig verbreitet sich der Irrglaube, dass wir spontan und ad hoc reagieren müssen, um agil zu sein.
Das ist grundfalsch. Agil sein heisst nicht, dass alles drunter und drüber geht und man unvorbereitet, konfus und planlos auf neue Anforderungen reagiert. Im Gegenteil, echte Agilität legt eine gute Planung zugrunde, sie setzt sie voraus. Nur dann kann man angemessen, flexibel, gewandt und geschickt reagieren.
Jetzt kommt erschwerend hinzu, dass die tägliche Hektik zu Hudelei und Schlampigkeit verführt. Die einstmals sorgfältig durchgeführte Planung verkommt zu einer endlosen To-do-Liste und prall gefülltem Terminkalender. Mit Planung hat das wenig zu tun, mit der Realität noch weniger, was man spätestens dann merkt, wenn man permanent dem Zeitplan hinterherrennt und nichts wie geplant funktioniert. Das Problem ist nicht die Planung an sich, das Problem ist die Unfähigkeit, realistisch zu planen.
Über die Gastautorin
Katja Unkel ist Gründerin der Firma Managing-People AG, die Führungskräfte und Organisationen berät, coacht und trainiert.
Um die volle Wirkung von Planung zu entfalten, muss der vorhandene, aber oft verschüttete Realitätssinn reaktiviert werden. Mit etwas Disziplin lassen sich hektische Planungsfehler vermeiden. Ein kurzes Innehalten, und man erkennt sofort, dass für eine schwierige Aufgabe mehr als eine Stunde nötig ist oder es einer vorherigen Abstimmung bedarf. Man weiss, dass der Donnerstagnachmittag ungünstig für ungestörte Denkarbeit ist, weil alle im Büro sind und für Trubel sorgen. Auch das berühmte Mittagstief ist keine Unbekannte.
Man tut gut daran, in diesem Fall einfache oder aktive Aufgaben zu erledigen. Etwas Reflexion macht den Blick frei auf die persönliche Tagesleistungskurve. Wer morgens fit und konzentriert ist, sollte diesen nicht mit Routinesachen verplempern. Völlig klar ist dann, dass Termine vor- und nachbereitet werden müssen und man immer ausreichend Puffer für Unvorhergesehenes einplant.
Wer korrekt und realistisch plant, ist agil und erkennt sofort, wie viel Spielraum noch vorhanden ist. Man lernt, umzusortieren oder zu verschieben, und kann abschätzen, wann ein Problem rechtzeitig angegangen werden muss, bevor Schadensbegrenzung die letzte Option ist. Planung kann nicht die Zukunft vorhersagen. Planung ist eine Idee, wie es funktionieren könnte. Und genau das ist zugleich Ausgangssituation und Voraussetzung, um besser, stressfreier und somit gesünder reagieren zu können.