Viele Nutzerinnen und Nutzer von Smartphones, Tablets und Computern sind von zu Hause aus hoch performante Geräte, Tools und Applikationen gewohnt. Die gleiche, wenn nicht gar eine leistungsfähigere Infrastruktur erwarten sie von ihren Arbeitgebenden. Diese sollten bei der Beschaffung nichtsdestotrotz beachten, dass sich Mitarbeitende von der technologischen Dynamik und der sich dadurch veränderten Arbeitsweise gefordert fühlen können.
Neue Kennzahlen für die IT
Wollen Unternehmen alle Mitarbeitenden gleichberechtigt auf den Weg in die sich verändernde Arbeitswelt begleiten, müssen sie entsprechend unterschiedliche Bedürfnisse im Change-Prozess berücksichtigen und Massnahmen ergreifen, um Akzeptanz für den Wandel zu schaffen.
In Bezug auf die IT bedeutet dies, dass sich die Leistungskennzahlen verändern müssen. Oft sind die darauf ausgelegt, die Arbeitsplätze möglichst kostenoptimiert einzurichten und für deren einfaches Management zu sorgen. Es sollten aber die interne «Kundenzufriedenheit» und der Effizienzgedanke im Fokus stehen.
Darum empfiehlt sich beim Beschaffungsprozess der IT-Infrastruktur der Mitarbeitenden, sprich bei der Anschaffung von Endgeräten wie auch von Applikationen und Tools, ein personenzentrierter Ansatz. Dieser stellt den Menschen und seine Bedürfnisse in den Vordergrund. Die Einrichtung des Arbeitsplatzes soll so erfolgen, dass die Mitarbeitenden über genau diejenigen Geräte verfügen, die sie für eine effiziente Aufgabenerledigung benötigen.
Auch wenn sich dies selbstverständlich anhört, scheitert die effizienzorientierte Einrichtung der Arbeitsplätze oft an der Kenntnis individueller Bedürfnisse und deren durchdachter Spezifizierung. Damit diese durch die Ausrichtung auf jeden einzelnen Mitarbeitenden nicht komplex wird, hilft die Definition von sogenannten Personas (siehe Box). Dabei handelt es sich um die Einteilung der Mitarbeitenden in unterschiedliche Anspruchsgruppen. Um sie zu definieren, müssen sich Unternehmen verschiedene Fragen stellen. Erstens: Wofür brauchen die Nutzerinnen und Nutzer ihren PC oder ihr Notebook, sprich welche Anwendungen sind für sie entscheidend, welche Leistung muss das Gerät an den Tag legen?
Zweitens: Wo nutzen sie ihren PC oder ihr Notebook? Arbeiten sie nur stationär im Büro, sind sie oft in Meetings oder unterwegs? Nutzen sie die Möglichkeit zum Homeoffice oder sind sie gar in einem Umfeld tätig, in dem sie extreme Umweltbedingungen antreffen? Aus den Antworten auf diese Fragen lassen sich verschiedene Use Cases ableiten, die bei der Bereitstellung der IT-Infrastruktur der Mitarbeitenden entscheidend sind.
Personal- und IT-Abteilung als Team
Um Antworten auf die erwähnten Fragen zu erhalten, können in grossen Unternehmen mittels spezieller Tools Nutzungsund Leistungsdaten erhoben werden. In kleineren und mittelgrossen Unternehmen würde diese Herangehensweise den Rahmen sprengen. In diesen Organisationen ist eine Nutzerbefragung sowie die enge Zusammenarbeit zwischen Personal- und IT-Abteilung zielführender. Erstere kennt die Jobprofile und kann bei den Mitarbeitenden zusätzliche Informationen zu den Anforderungen abholen. Gemeinsam mit der IT-Abteilung bereitet sie die Erkenntnisse auf und definiert die Personas.
Anhand deren plant die IT-Abteilung die Beschaffung der Arbeitsplatzinfrastruktur. In der Praxis bewährt hat sich in diesem Zusammenhang der Aufbau eines Showrooms. Er bietet den Mitarbeitenden die Gelegenheit, vorselektierte Geräte unter die Lupe zu nehmen und direktes Feedback zu geben. Im Anschluss haben einige ausgewählte Mitarbeitende aus allen Abteilungen die Gelegenheit, eines der von ihnen als geeignet empfundenen Geräte während einiger Wochen auf Herz und Niere zu testen.
Lohnend ab fünfzig Mitarbeitenden
Ein personenzentrierter Ansatz bei der Einrichtung der Arbeitsplätze bedarf einiges an Aufwand. Dafür verringern sich später die Supportanfragen, und wer die Geräte zentral über eine Plattform verwaltet, gestaltet das Gerätemanagement effizienter. Lohnen tut sich der personenzentrierte Ansatz in der Regel für Unternehmen ab fünfzig Mitarbeitenden, die mindestens drei verschiedene Berufsbilder bei sich beschäftigen.
Die optimale Einrichtung des Arbeitsplatzes bringt aber nur dann etwas, wenn die Mitarbeitenden sich deren Vorteile bewusst sind. Dabei sollte beachtet werden, dass man sich – zum Beispiel bei Schulungen – nicht nur auf die technischen Aspekte konzentriert. Arbeiten die Mitarbeitenden neu zum Beispiel in digitalen Arbeitsräumen zusammen, verändert dies gewohnte Abläufe und die Kommunikation. Hierfür muss Akzeptanz geschaffen werden und die Mitarbeitenden sollten spüren, dass das Unternehmen sie aktiv in den Kulturwechsel einbezieht.
Franck Moraw, Head of End User Computer Business Unit, Dell Technologies, Zürich.
Fünf Idealtypen Statische Arbeitsweise:
Sie arbeiten mehr als die Hälfte der Zeit am eigenen Schreibtisch im Büro oder zu Hause.
Dynamische Arbeitsweise:
Sie arbeiten mehr als die Hälfte der Zeit nicht an ihrem Schreibtisch, sind in Meetings oder arbeiten an Firmenstandorten.
Mobile Arbeitsweise:
Sie arbeiten mehr als die Hälfte der Zeit ausserhalb des Büros, sind auf Reisen oder bei externen Besprechungen.
Variable Arbeitsweise (Remote Worker):
Sie arbeiten mehr oder weniger Vollzeit ausserhalb des Betriebs, von zu Hause oder einem anderen Ort aus.
Spezialisten:
Ihre Bedürfnisse sind sehr unterschiedlich und spezifisch, zum Beispiel Kreative, Ingenieure und Aussendienstmitarbeitende.