KMU in der Corona-Krise: Was kann ich tun?

Gesundheit: Der Gesundheitsschutz für Ihre Mitarbeiter muss auch im Homeoffice gewährleistet sein. Insbesondere bei der Arbeitszeit: Es gelten die normalen Arbeits- und Ruhezeiten wie auch das Verbot von Nacht- und Sonntagsarbeit.

Produktivität: Auch wenn Mitarbeiter von zu Hause arbeiten, müssen sie ihre Pflichten erfüllen. Arbeitszeit ist laut Arbeitsgesetz «die Zeit, während der sich der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin zur Verfügung des Arbeitgebers zu halten hat». Zwischendurch Wäsche waschen, für die Familie kochen und Ähnliches gehören nicht dazu. Vereinbaren Sie, zu welchen Zeiten Ihre Angestellten präsent und erreichbar sein sollen. Richten Sie regelmässige Kontakte per Telefon oder Videokonferenz ein und stellen Sie Regeln auf, wie rasch man beispielsweise auf E-Mails reagieren soll. Berücksichtigen Sie dabei, dass bei der aktuellen Schulschliessung gerade Eltern vor einer grossen Herausforderung stehen, und zeigen Sie sich flexibel.

Arbeitszeiterfassung: Für die Erfassung der geleisteten Stunden im Homeoffice eignet sich etwa ein elektronisches Arbeitstagebuch oder auch ein physisches Formular, das die Angestellten regelmässig an den Vorgesetzten mailen. Der Arbeitgeber muss auch im Homeoffice die Arbeitszeit seiner Angestellten erfassen und darf die Leistungsqualität und Arbeitsproduktivität kontrollieren. Nicht zulässig ist es hingegen, die Arbeitnehmer mit Kontrollsystemen permanent zu überwachen. 

Gut zu wissen: Es lohnt sich, eine Betriebsvereinbarung oder ein Reglement für die Arbeit im Homeoffice zu formulieren. Dann wissen Ihre Mitarbeitenden, woran sie sich halten müssen. Lassen Sie auch die Ideen und Wünsche Ihrer Angestellten in dieses Papier einfliessen.

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Im Homeoffice ausserdem nützlich

Wenn Ihre Mitarbeiter plötzlich im Büro zu Hause E-Mails schreiben, mit Kunden oder Kollegen telefonieren, statt persönlich zu reden, oder Sitzungen per Videokonferenz abhalten, ist das für viele eine neue Situation. Weil Störungen wegfallen, arbeiten manche Angestellten in den eigenen vier Wänden sogar produktiver und konzentrierter. Andere kommen mit der Situation schlechter zurecht. Geben Sie Ihren Angestellten folgende Tipps mit, um das Arbeiten im Homeoffice zu erleichtern:

• In der üblichen Arbeitskleidung arbeiten, so findet man rascher in den Arbeitsmodus.
• Sich an klare Arbeitszeiten halten.
• Den Arbeitsbereich vom Rest der Wohnung abgrenzen, idealerweise mit einer abschliessbaren Tür.
• Sich klare Arbeitsziele setzen und diese regelmässig mit Ihnen absprechen.
• Das Tagespensum, das man geleistet hat, aufschreiben.
• Pausen machen und die Bewegung nicht vergessen: mindestens einmal am Tag an die frische Luft gehen, zum Beispiel einmal um den Block.
• Nach Feierabend Firmenhandy und Laptop ausschalten, um sich zu erholen.

Gut zu wissen: Für den Gesundheitsschutz haben Sie ein weitgehendes Weisungsrecht den Mitarbeitern gegenüber: So können Sie von Ihren Angestellten beispielsweise verlangen, dass Sie beim Eintreten die Hände desinfizieren oder je nach Tätigkeit Schutzkleidung oder eine Maske tragen. 

Verfolgen Sie die Lage international und in der Schweiz und entscheiden Sie fortlaufend, ob zusätzliche Massnahmen anzuordnen sind. 
 

Schutzmassnahmen in der Coronakrise

Abstand: Der Abstand zwischen zwei Personen am Arbeitsplatz muss mindestens zwei Meter betragen. Ist dies nicht möglich, darf die Kontaktzeit maximal 15 Minuten lang sein. Das heisst:

• Arbeitsplätze mit Distanz einrichten
• Trennscheiben zwischen Mitarbeitenden sowie zwischen Mitarbeitern und Kunden anbringen
• Versetzte Arbeits- und Pausenzeiten

Hygiene: Stellen Sie sicher, dass Ihre Angestellten sich an die Hygieneregeln der Kampagne «So schützen wir uns» des Bundesamts für Gesundheit (BAG) halten.

• Sie sind verpflichtet, Wasser und Seife zum Händewaschen zur Verfügung zu stellen.
• Lassen Sie regelmässig Arbeitsflächen, Tastaturen, Telefone und Werkzeuge desinfizieren.
• Lassen Sie regelmässig Türgriffe, Liftknöpfe, Kaffeemaschinen etc. reinigen.
• Ersetzen Sie Sitzungen durch Videokonferenzen. Wenn das nicht möglich ist, sorgen Sie für genügend Abstand im Sitzungszimmer und beschränken Sie die Anzahl der Teilnehmenden auf fünf.
• Achten Sie darauf, dass auch in Kaffee- und Mittagspausen dieselben Regeln eingehalten werden: zwei Meter Abstand und nicht mehr als fünf Personen gleichzeitig. 

Merkblätter, Erklärvideos, Plakate des BAG in 13 verschiedenen Sprachen finden Sie hier.

Gedrucktes Informationsmaterial gibt es im Shop Bundeshauspublikationen.

• Sie als Arbeitgeber sollen den besonders gefährdeten Angestellten die Arbeit von zu Hause aus ermöglichen. Zu diesem Zweck treffen Sie die geeigneten organisatorischen und technischen Massnahmen.
• Ist eine Tätigkeit nur am Arbeitsort möglich, zum Bespiel im Detailhandel, müssen Sie den Arbeitsplatz so einrichten, dass die Vorschriften zu Abstand und Hygiene sichergestellt sind: Bereitstellen von Desinfektionsmitteln, Plexiglas-Scheibe zwischen Kunde und Kassiererin oder Zuteilen von anderen Aufgaben, etwa im Backoffice-Bereich.
• Sind beide Punkte nicht umsetzbar, müssen Sie die besonders gefährdeten Arbeitnehmer beurlauben – und ihnen den Lohn weiterbezahlen. 

Achtung: Die Bezeichnung «beurlauben» kann irreführend sein: Es handelt sich nicht um einen regulären Urlaub und diese Zeit kann nicht vom Ferienguthaben abgezogen werden. Sprechen Sie besser von einer Dispensierung von der Arbeit.

Dass eine besondere Gefährdung besteht, muss Ihr Angestellter durch eine persönliche Erklärung geltend machen. Sie können als Bestätigung ein ärztliches Attest verlangen. Dieses Attest ist aber kein Arbeitsunfähigkeitszeugnis und es entsteht daraus kein Anspruch auf Lohnfortzahlung durch die Krankentaggeldversicherung.

Achtung: Die Bestimmungen für besonders gefährdete Personen werden allenfalls in den nächsten Tagen vom Bund überarbeitet.

Wenn Mitarbeiter erkranken

Arbeitgeber dürfen den Angestellten nicht erlauben, krank zu arbeiten – das gilt natürlich insbesondere für eine mögliche Corona-Infektion: Bei Husten, Halsschmerzen, Kurzatmigkeit mit oder ohne Fieber, Fiebergefühl oder Muskelschmerzen sollen Mitarbeiter zu Hause bleiben und nach telefonischer Anmeldung medizinische Hilfe suchen. Selbstverständlich gilt auch in diesem Fall die übliche Lohnfortzahlungspflicht. 

Ärztlich oder behördlich verordnete Quarantäne: Wenn sich ein Mitarbeiter in ärztlich oder behördlich verordneter Quarantäne befindet – weil er mit (möglicherweise) infizierten Personen in Kontakt war –, hat er für die zehn Tage zu Hause Anspruch auf Erwerbsersatz. Dafür muss er jedoch die Quarantänemassnahme mit einem ärztlichen Attest oder einer behördlichen Anordnung belegen. Eine Selbstisolation genügt nicht. 

Die Erwerbsersatzentschädigung wird nicht automatisch ausgerichtet, Ihr Mitarbeiter muss sie selber bei der Ausgleichskasse beantragen und erhält die Beiträge direkt. Die Auszahlung dieser speziellen Corona-Entschädigung läuft über die AHV-Ausgleichskassen. 

Tipp: Informieren Sie Ihren Mitarbeiter, welche Kasse für Ihren Betrieb zuständig ist, und leiten Sie ihm das Formular 318.758 – Anmeldung für die Corona-Erwerbsersatzentschädigung weiter.

Gut zu wissen: Bezahlen Sie Ihrem Mitarbeiter während der Quarantäne weiterhin den Lohn – weil er im Homeoffice arbeitet –, wird die Entschädigung an Sie ausgezahlt.

Weitere Informationen finden Sie hier.

Wenn gesunde Mitarbeiter zu Hause bleiben wollen

Angestellte dürfen nicht aus Angst vor einer Ansteckung zu Hause bleiben – sofern am Arbeitsplatz die Abstands- und Hygienevorschriften eingehalten sind. Wenn einer Ihrer Angestellten dies trotzdem tut, müssen Sie den Lohn nicht weiterzahlen. Anderseits sind Sie verpflichtet, Ihre Mitarbeitenden gesundheitlich zu schützen. Das BAG empfiehlt daher, dass Arbeitgeber ihre Angestellten, insbesondere Personen mit erhöhtem Risiko, im Homeoffice arbeiten lassen, wenn dies organisatorisch möglich ist. Mitarbeiter im Homeoffice erhalten weiter den normalen Lohn. 

Gut zu wissen: Wenn Angestellte ihre Kinder unter zwölf Jahren zu Hause betreuen müssen, weil sie keine Fremdbetreuung haben, besteht eine Lohnfortzahlungspflicht für maximal drei Tage. Anschliessend haben diese Mitarbeiter gemäss der Covid-19-Verordnung Anspruch auf Taggelder der Erwerbsersatzversicherung. Angestellte müssen diese Entschädigung selbst bei der Ausgleichskasse beantragen.

Das gilt in der aktuellen Situation

Sie können auch kurzfristig Ferien anordnen und zum Beispiel verlangen, dass die Angestellten jetzt das Ferienguthaben vom letzten Jahr beziehen. Nicht möglich ist es jedoch, von den Arbeitnehmern zu verlangen, dass sie während der Coronakrise das ganze Ferienguthaben für 2020 beziehen.

Wenn Ihre Angestellten die für April oder Mai geplanten Ferien auf einen späteren Zeitpunkt verschieben wollen, geht das nur mit Ihrem Einverständnis. Sie können darauf bestehen, dass geplante Ferien bezogen werden.

Ausnahmsweise können Sie als Arbeitgeber in der aktuellen Situation auch verlangen, dass Überstunden abgebaut werden. Normalerweise muss der Arbeitnehmer damit einverstanden sein.
 

Kurzarbeit und Ferien

Auch während der Kurzarbeit dürfen Ihre Angestellten Ferien beziehen. Aber diese Zeiten dürfen nicht über die Kurzarbeit abgerechnet werden, sondern müssen vom Arbeitgeber bezahlt werden – und zwar zu 100 Prozent.

Gut zu wissen: Für die Zeit, in der Angestellte Ferien beziehen, entfällt die Kurzarbeitsentschädigung. Der Grund: Es entstehen keine Fehlzeiten, denn es wird Ferienguthaben «verbraucht».
 

Reisen in Corona-Zeiten

Ihre Mitarbeiterin will während der Ferien eine private Reise ins Ausland unternehmen, zum Beispiel zu ihren Angehörigen. Können Sie dies verbieten? Nein, so weit reicht das Weisungsrecht des Arbeitgebers nicht. 

• Suchen Sie zuerst das Gespräch mit den betroffenen Angestellten – aktuell auch per Videoanruf oder normales Telefon. Erklären Sie, weshalb Sie sich zu diesem Schritt entschliessen müssen, etwa aus wirtschaftlichen Gründen wegen der Corona-Pandemie. Bereiten Sie sich sorgfältig auf das Gespräch vor (siehe Checkliste). Der oder die Betroffene wird emotional reagieren, vielleicht verzweifelt sein – das müssen Sie aushalten und dann versuchen, wieder einen positiveren Ton ins Gespräch zu bringen. 
• Zwar ist es zulässig und gültig, eine Kündigung mündlich auszusprechen. Dennoch sollten Sie dem Gespräch eine Kündigungsbrief folgen lassen – aus Beweisgründen eingeschriebenen. Eine Vorlage finden Sie hier.
• Im Kündigungsgespräch können Sie auch besprechen, ob eine Freistellung sinnvoll wäre – etwa weil gar keine Arbeit mehr vorhanden ist. Mehr dazu erfahren Sie weiter unten. 

Ab Beginn der Kündigungsfrist müssen Sie dem oder der Gekündigten den vollen Lohn bezahlen und haben keinen Anspruch mehr auf Kurzarbeitsentschädigung. Der Sinn der Kurzarbeitsentschädigung ist es ja, Arbeitsplätze zu erhalten.

• 1 Monat im 1. Dienstjahr
• 2 Monate vom 2. bis und mit 9. Dienstjahr
• 3 Monate ab dem 10. Dienstjahr
• 7 Tage während der Probezeit

Das Arbeitsverhältnis endet immer am Monatsende nach Ablauf der Kündigungsfrist.

Wichtig: Ihre Kündigung muss spätestens am letzten Tag eines Monats beim Angestellten eingetroffen sein. Trifft sie zu spät ein, beginnt die Kündigungsfrist erst einen Monat später.
 

Keine Kündigung in einer Sperrfrist

In bestimmten Situationen sind Arbeitnehmer von einer Kündigung geschützt: Nach Ablauf der Probezeit gelten gesetzliche Sperrfristen, wenn Arbeitnehmer wegen Krankheit oder Unfall arbeitsunfähig sind, während einer Schwangerschaft und bei Militär- oder Zivildienst. Sie als Arbeitgeber dürfen während folgenden Fristen nicht kündigen:

• bei Arbeitsunfähigkeit wegen Krankheit oder Unfall
  30 Tage im 1. Dienstjahr
  90 Tage vom 2. bis und mit 5. Dienstjahr
  180 Tage ab dem 6. Dienstjahr
• bei Schwanger- und Mutterschaft
  während der ganzen Schwangerschaft
  plus 16 Wochen nach der Geburt
• Bei Militär- oder Zivildienst
  während der Dienstdauer
  wenn ein Dienst länger als elf Tage dauert, zusätzlich vier Wochen vorher und vier Wochen nachher

Eine Kündigung während der Sperrfrist – zur Unzeit, wie das Gesetz sagt – ist ungültig und muss nach Ablauf der Frist wiederholt werden. Haben Sie bereits gekündigt und wird Ihre Angestellte während der Kündigungsfrist arbeitsunfähig oder schwanger, ist Ihre Kündigung zwar gültig. Aber die Kündigungsfrist wird unterbrochen und erst nach der Sperrfrist fortgesetzt.

Beispiele

Aufhebungsvereinbarung für früheren Austritt 

Gerade Kaderangestellter haben häufig eine längere Kündigungsfrist, zum Beispiel von sechs Monaten. Sie möchten sich in der aktuellen Situation aber möglichst rasch trennen können. Dann ist vielleicht eine Aufhebungsvereinbarung möglich. Dafür, dass er auf mehrere Monatslöhne verzichtet, will Ihr Angestellter eine Gegenleistung, zum Beispiel eine Abfindung oder die Finanzierung eines Outplacements. Handeln Sie eine Aufhebungsvereinbarung aus. Folgende Punkte sollten Sie darin regeln: 

• Datum der Vertragsauflösung
• Begleichung offener Forderungen wie Ferien- und Überstundenguthaben, aber auch Bonusanteil und Erfolgsbeteiligung
• Rückgabepflichten (Geschäftsauto, IT-Geräte etc.)
• Arbeitszeugnis, vor allem Sprachregelung, wie der Weggang kommuniziert wird
• Allfällige Freistellung
• Allfällige Abfindung

Erfolgt die Vertragsauflösung auf Ihren Wunsch, sollte dies in der der Vereinbarung festgehalten sein. Das hilft dem Angestellten, falls er auf Arbeitslosentaggelder angewiesen sein sollte.